Maak het goedkeuringsproces duidelijk
Leg uit hoe een medewerker een ruil voorstelt, hoe een collega reageert en wie de wijziging goedkeurt. Vertel het team wat er gebeurt als de gebruikelijke goedkeurder weg is.
Spreek ook af hoe dringende verzoeken worden afgehandeld. Wanneer een dienst op het punt staat te beginnen, hebben medewerkers behoefte aan een directe manier om contact op te nemen met de verantwoordelijke persoon. Ze moeten weten of ze binnen moeten komen terwijl een verzoek nog op antwoord wacht.
Controleer wat er tijdens elke dienst verandert
Denk eens aan een fictief voorbeeld: Sara wil haar vrijdagsluitingsdienst ruilen voor de zaterdagdienst van Jonas. Ze zijn het er allebei over eens, maar Sara is de enige persoon in het team van Friday die de verantwoordelijkheid voor de sluiting op zich kan nemen.
De ruil houdt hetzelfde aantal mensen in elke dienst. Het vertrekt vrijdag nog steeds zonder slotvoorsprong. De manager moet die dekking regelen voordat hij de wijziging goedkeurt.
Controleer beide ploegen die betrokken zijn bij een ruil. Een wijziging kan gevolgen hebben voor de opening, een bezorging, de begeleiding van een nieuwe medewerker of het werken op een andere locatie.
Gebruik een korte goedkeuringschecklist
- Kan de vervanger de werkzaamheden uitvoeren?
- Vallen de openings-, sluitings- en andere essentiële verantwoordelijkheden hieronder?
- Past de wijziging bij de overeengekomen uren en toepasselijke arbeidstijdregels?
- Heeft een andere afwezigheid of roosterwijziging invloed op de ruil?
- Krijgen beide medewerkers een duidelijk antwoord?
Als u een verzoek afwijst, vermeld dan de praktische reden. ‘Vrijdag heeft nog iemand nodig die kan sluiten’ helpt medewerkers begrijpen wat een andere regeling mogelijk maakt.
Noteer wanneer een ruil definitief wordt
Geef het team een korte regel die ze kunnen onthouden: een ruil is definitief wanneer de verantwoordelijke manager deze goedkeurt en het huidige schema de wijziging laat zien. Houd een apart contactproces bij voor dringende ziekte.
Het herhaaldelijk najagen van antwoorden is een teken om te bekijken wie verzoeken beantwoordt en hoe snel een antwoord wordt verwacht. Maak die verantwoordelijkheid duidelijk voordat u meer berichten toevoegt.
Publiceer de wijziging zodra deze is goedgekeurd
Werk het werkschema bij en zorg ervoor dat beide werknemers hun nieuwe diensten kunnen zien. Geef eventuele instructies door aan degene die nu de werkzaamheden uitvoert, zoals sleutels, openingswerkzaamheden of een overdracht op een andere locatie.
Beheer wissels en open diensten in TitanPlan
TitanPlan ploegenwissels en open ploegendiensten geef medewerkers een plek waar ze een wijziging kunnen aanvragen of een dienstaanbod kunnen aanbieden. Stel het goedkeuringsproces in dat uw werkplek nodig heeft.
Volg in een demo een verzoek vanuit het perspectief van de medewerker, via de beoordeling van de manager en terug naar de planning. Probeer een eenvoudige ruil en een die een andere oplossing nodig heeft.
Vraag medewerkers bij het introduceren van het proces om het uit te proberen met een manager die beschikbaar is om te helpen. De gids voor de introductie van TitanPlan heeft betrekking op de eerste werkweek.
Vragen en antwoorden
Wanneer is een ploegenwissel definitief?
Stel duidelijke regels op voor uw team. Een nuttig moment is wanneer de verantwoordelijke manager de wijziging heeft goedgekeurd en het gepubliceerde schema is bijgewerkt.
Kunnen werknemers zelf een ruil afspreken?
Zij kunnen een regeling voorstellen. De verantwoordelijke moet nog steeds de dekking, vaardigheden, afgesproken uren en toepasselijke regels controleren.
Hoe moet een werknemer een dringend verzuim melden?
Gebruik het directe contactproces van uw werkplek. Het kan gebeuren dat een ruilverzoek dat wacht op goedkeuring niet op tijd bij de juiste persoon terechtkomt.