Onderzoek waar je mensen nodig hebt
Breng openingstijden, reserveringen, leveringen en terugkerende taken bij elkaar. Verdeel de dag in perioden met verschillende personeelsbehoeften. Een gemiddelde voor de hele dag kan een drukke lunch of een onderbezette afsluiting verbergen.
Noteer zowel de rollen als het personeelsbestand. Iemand moet de kassa kunnen openen, afhandelen of sluiten. Inclusief voorbereiding, opruiming en de tijd die een nieuwe medewerker nodig heeft met een ervaren collega.
Zet vraag om in dekking
Hier is een fictief cafévoorbeeld. De cijfers beschrijven het aantal mensen dat op elk moment van de dag nodig is; je moet nog steeds pauzes plannen en individuele diensten toewijzen.
| Tijd | Dekking | Werk |
|---|---|---|
| 08:00–11:00 | 2 personen | Openen en voorbereiden |
| 11:00–15:00 | 4 personen | Lunch en aanvulling |
| 15:00–18:00 | 2 personen | Middag en afsluiting |
De dekking komt neer op 28 persoonsuren: 3 × 2 + 4 × 4 + 3 × 2. Gebruik dat als uitgangspunt voor het schema en controleer vervolgens of er tijdens de pauzes voldoende mensen aan het werk zijn gedurende de dag.
Verzamel beschikbaarheid voordat je de week opbouwt
Geef werknemers een deadline voor beschikbaarheid en verlofaanvragen, en vertel hen wanneer u het rooster gaat publiceren. Los eventuele onzekerheden op voordat u ploegendiensten toewijst.
Houd overeengekomen beschikbaarheid gescheiden van voorkeuren. Iemand die volgens een bestaande regeling dinsdag niet kan werken, heeft een andere behandeling nodig dan iemand die de voorkeur geeft aan vrijdag vrij. Controleer de arbeidsvoorwaarden en de werktijdenregels die voor uw team gelden.
Controleer hoe diensten worden gedeeld
Kijk terug naar een aantal weken bij het beoordelen van openings-, sluitings- en weekenddiensten. Eén week geeft zelden een eerlijk beeld van de verdeling.
Leg uit hoe u minder populaire diensten toewijst en rekening houdt met verschillende arbeidsovereenkomsten. Wanneer u een voorgaande week opnieuw gebruikt, controleer dan de wijzigingen in de vraag en beschikbaarheid voordat u deze publiceert. Onze weekschemasjabloon geeft u een startpunt als u Excel gebruikt.
Controleer het schema voordat u het publiceert
- Worden de essentiële rollen tijdens elke dienst behandeld?
- Zijn er tijdens pauzes en overdrachten voldoende mensen beschikbaar?
- Heeft u de overeengekomen beschikbaarheid en goedgekeurde vrije tijd vermeld?
- Zijn locaties, start- en eindtijden duidelijk?
- Weet elke medewerker waar hij het gepubliceerde rooster kan zien?
Vraag een andere manager om de drukste periode te controleren. Ze kunnen een gat ontdekken dat ze gemakkelijk over het hoofd zien nadat ze de hele week hebben gewerkt.
Houd het gepubliceerde schema up-to-date
Spreek af wie met veranderingen omgaat en hoe werknemers erover horen. Zodra een ruil is goedgekeurd, werkt u de planning bij, zodat de manager en beide medewerkers hetzelfde antwoord zien.
In Personeelsplanning TitanPlan, kunt u ploegendiensten toewijzen, sjablonen hergebruiken en geplande arbeidskosten bekijken. Probeer uw volgende week in het systeem en werk vervolgens door a ploegenwissel met een collega om te zien hoe veranderingen in uw routine passen.
Vragen en antwoorden
Waar moet ik beginnen bij het maken van een personeelsplanning?
Begin met het werk en de rollen die elke periode nodig heeft. Verzamel beschikbaarheid en goedgekeurde vrije tijd en wijs vervolgens mensen toe aan de diensten.
Hoe ver vooruit moeten we het schema publiceren?
Spreek een reguliere publicatiedatum af, zodat uw team hiervan op de hoogte is en voldoet aan de vereisten die van toepassing zijn op uw werkplek.
Kunnen we het schema van vorige week hergebruiken?
Ja, als uitgangspunt. Controleer de vraag, beschikbaarheid, vrije tijd en eventuele rolwijzigingen voordat u de nieuwe week publiceert.