Find bemandingsbehovet først
Tag åbningstider, bookinger, leverancer og faste opgaver frem. Del dagen op, når behovet ændrer sig. En rolig formiddag og en travl frokost kræver sjældent den samme bemanding.
Skriv både antal personer og de nødvendige roller ned. Der skal være nogen, som kan åbne, tage imod varer og lukke. Tag også højde for oplæring: den kollega, der hjælper en ny medarbejder, har mindre tid til sine øvrige opgaver.
Brug en almindelig uge som udgangspunkt, og tilføj derefter større bookinger, arrangementer og andre forhold, der gør den kommende uge anderledes.
Et eksempel fra en café
I dette tænkte eksempel stiger behovet under frokosten og falder igen om eftermiddagen.
| Tidsrum | Behov | Arbejdet |
|---|---|---|
| 08–11 | 2 personer | Åbning og forberedelse |
| 11–15 | 4 personer | Frokost og opfyldning |
| 15–18 | 2 personer | Eftermiddag og lukning |
Det giver 28 persontimer: 3 × 2 + 4 × 4 + 3 × 2. Fordel nu vagterne, så de dækker tidsrummene, og sørg for, at der også er folk nok, mens kollegerne holder pause.
Brug eksemplet som en måde at tænke planen igennem på. Jeres åbningstider, opgaver og aftaler afgør den konkrete bemanding.
Få ønsker og fravær på plads
Giv medarbejderne en fast frist for at sende ferieønsker og oplyse, hvornår de kan arbejde. Fortæl samtidig, hvornår den nye plan kommer. Det gør det lettere at planlægge privatlivet og begrænser ændringer bagefter.
Skeln mellem aftalt fravær og et ønske om en bestemt fridag. Tag tvivlsspørgsmål med medarbejderen, før du lægger vagten. Tjek også ansættelsesaftaler, arbejdstidsregler og eventuel overenskomst, når du fordeler timerne.
Fordel åbning, lukning og weekender
Se på flere uger ad gangen, når du fordeler de tidlige, sene og mindre populære vagter. En enkelt uge siger sjældent nok om, hvordan belastningen er fordelt.
Aftal et princip, du kan forklare. Medarbejderne kan have forskellige timetal og aftaler, og derfor bliver vagterne ikke nødvendigvis ens. Det vigtige er, at hensynene er kendte.
Genbruger du sidste uges plan, skal den stadig gennemgås. Nye ønsker, fravær og ændrede bookinger skal med. Hent eventuelt en vagtplansskabelon til Excel som udgangspunkt.
Læs planen igennem, før du deler den
Følg den travleste dag fra åbning til lukning. Hvem tager imod varer? Hvem kan afløse i pausen? Hvem står med ansvaret, når det sidste hold går hjem?
- Tjek, at de nødvendige roller er dækket hele dagen.
- Sæt tid af til pauser, oplæring og overlevering.
- Kontrollér ønsker, aftalt fravær og medarbejdernes timetal.
- Fortæl, hvor den gældende plan findes.
En kollega kan ofte opdage et hul, du selv har overset. Bed gerne en anden leder se den travleste vagt igennem.
Aftal, hvordan planen ændres
Når planen er delt, skal alle vide, hvem der godkender et bytte, og hvornår ændringen gælder. Opdatér planen, og giv de berørte medarbejdere besked.
I TitanPlan kan du samle vagtplanen, ledige vagter og vagtbytte og beskederne til teamet. Prøv med jeres næste arbejdsuge, og lad medarbejderne finde deres vagter i appen. Så får I hurtigt en fornemmelse af, hvordan det fungerer hos jer.
Spørgsmål og svar
Hvad skal stå i en vagtplan?
Dato, mødetid, sluttid, medarbejder og arbejdssted. Tilføj rolle og praktiske oplysninger, når det er relevant. Alle skal også vide, hvor ændringer bliver vist.
Hvor langt frem skal vi lægge planen?
Vælg en fast rytme, der passer til driften og giver medarbejderne tid til at planlægge. Tjek først de krav til varsling, som følger af jeres aftaler og regler.
Kan vi kopiere sidste uges vagtplan?
Ja. Gennemgå dog fravær, ønsker og bemandingsbehov, og se på fordelingen af åbne-, lukke- og weekendvagter, før du deler den nye plan.