Cvičte tam, kde potřebujete lidi
Spojte otevírací dobu, rezervace, dodávky a opakující se úkoly. Rozdělte den na období s různými potřebami personálu. Průměr za celý den může skrývat rušný oběd nebo nedostatek zaměstnanců blízko.
Zapište si role i počet zaměstnanců. Někdo musí být schopen otevřít, vyřídit zásilku nebo zavřít registr. Zahrňte přípravu, úklid a čas, který nový zaměstnanec potřebuje se zkušeným kolegou.
Proměňte poptávku v pokrytí
Zde je příklad fiktivní kavárny. Čísla popisují počet lidí potřebných v každém okamžiku dne; stále je potřeba plánovat přestávky a přidělovat jednotlivé směny.
| Čas | Pokrytí | Práce |
|---|---|---|
| 08:00–11:00 | 2 lidé | Otevření a příprava |
| 11:00–15:00 | 4 lidé | Oběd a doplnění |
| 15:00–18:00 | 2 lidé | Odpoledne a zavírání |
Pokrytí sčítá až 28 osobohodin: 3 × 2 + 4 × 4 + 3 × 2. Použijte to jako výchozí bod pro rozvrh a poté zkontrolujte, zda přestávky nechává dostatek lidí pracovat po celý den.
Před sestavením týdne zjistěte dostupnost
Dejte zaměstnancům konečný termín pro dostupnost a žádosti o volno a řekněte jim, kdy zveřejníte rozvrh. Před přiřazením směn vyřešte jakoukoli nejistotu.
Udržujte dohodnutou dostupnost odděleně od preferencí. Někdo, kdo nemůže pracovat v úterý podle stávajícího uspořádání, potřebuje jiné zacházení než někdo, kdo by preferoval páteční volno. Zkontrolujte podmínky zaměstnání a pravidla pracovní doby, která se vztahují na váš tým.
Zkontrolujte, jak jsou směny sdíleny
Podívejte se zpět za několik týdnů při kontrole otevírací, zavírací a víkendových směn. Jeden týden málokdy poskytne věrný obraz distribuce.
Vysvětlete, jak přidělujete méně oblíbené směny a zohledňujete různá pracovní ujednání. Když znovu použijete předchozí týden, před publikováním zkontrolujte změny v poptávce a dostupnosti. naše šablona týdenního plánu vám poskytuje výchozí bod, pokud používáte Excel.
Před publikováním zkontrolujte plán
- Jsou základní role pokryty během každé směny?
- Nechávají přestávky a předávání dostatek lidí k dispozici?
- Zahrnuli jste dohodnutou dostupnost a schválené volno?
- Jsou místa, časy začátku a konce jasné?
- Ví každý zaměstnanec, kde uvidí zveřejněný rozvrh?
Požádejte jiného manažera, aby zkontroloval nejrušnější období. Mohou si všimnout mezery, kterou lze snadno přehlédnout po práci na celý týden.
Udržujte publikovaný plán aktuální
Dohodněte se, kdo provádí změny a jak o nich zaměstnanci slyší. Jakmile je swap schválen, aktualizujte plán, aby manažer a oba zaměstnanci viděli stejnou odpověď.
In Plán zaměstnanců TitanPlan, můžete přiřadit směny, znovu použít šablony a zkontrolovat plánované mzdové náklady. Vyzkoušejte svůj příští týden v systému a poté postupujte podle a prohození směny s kolegou, abyste viděli, jak změny odpovídají vaší rutině.
Otázky a odpovědi
Kde mám začít při sestavování rozvrhu zaměstnanců?
Začněte s prací a rolemi, které každé období potřebuje. Sbírejte dostupnost a schválené volno a poté přiřaďte lidi na směny.
Jak daleko dopředu bychom měli zveřejnit harmonogram?
Dohodněte se na pravidelném datu zveřejnění, které vašemu týmu poskytne užitečné upozornění a bude splňovat požadavky, které se vztahují na vaše pracoviště.
Můžeme znovu použít plán z minulého týdne?
Ano, jako výchozí bod. Před zveřejněním nového týdne zkontrolujte poptávku, dostupnost, volno a jakékoli změny rolí.