Planlæg hele servicen
Begynd med varemodtagelse, klargøring, opdækning og briefing. Fortsæt med servicen, og slut med opvask, oprydning og afregning. Sætter du kun vagter på i åbningstiden, kan der mangle hænder i begge ender af dagen.
Brug bookingerne sammen med det, I ved om arrangementer, gæster uden reservation og faste opgaver. Tal med både køkken og servering. En rolig time på gulvet kan være vigtig for køkkenets forberedelser.
Gør rollerne tydelige
Dette eksempel viser, hvordan opgaverne skifter i løbet af en aftensservice. Sæt jeres egne tidspunkter og bemanding på.
| Fase | Køkken | Gulv | Kontrolpunkt |
|---|---|---|---|
| Forberedelse | Klargøring | Opdækning | Hvem tager varer og briefing? |
| Spidsbelastning | Produktion og opvask | Modtagelse, servering og bar | Er alle kritiske roller dækket? |
| Lukning | Rengøring og afslutning | Afregning og oprydning | Hvem har lukkeansvaret? |
En medarbejder kan godt have flere roller, men se på, om opgaverne falder samtidig. Den, der tager imod gæster, kan have svært ved også at stå alene i baren, når restauranten bliver fyldt.
Sæt tid af til overlevering og oplæring
Et overlap mellem to vagter kan give tid til at gennemgå dagens bookinger, ændringer i menuen og opgaver, der mangler. Læg det, hvor overleveringen faktisk skal ske.
Tag også oplæring med. En ny medarbejder har brug for en kollega at spørge, og den kollega skal have tid til at hjælpe. Skriv gerne i planen, hvem der tager imod den nye. Følg efter servicen op på, om overlap og oplæring havde den tid, der var brug for.
Aftal, hvem der tager imod afbud
Medarbejderne skal vide, hvem de kontakter ved sygdom, og hvem der finder en løsning på bemandingen. Beskeden skal frem til den ansvarlige, også når vedkommende ikke er med i alle gruppetråde.
Ved vagtbytte skal de nødvendige roller stadig være dækket. Et bytte kan kræve en ekstra aftale, hvis det er den eneste lukkeansvarlige, der ønsker fri. Se vores guide til vagtbytte for en enkel måde at håndtere det på.
Brug erfaringerne i næste plan
Notér de ting, der ændrede dagens bemandingsbehov: en sen levering, kø ved baren eller en lukning, som tog længere tid end ventet. Skriv tidspunkt og årsag, mens I kan huske det.
Sammenlign derefter planen med de registrerede timer. Brug også omsætningen, hvis I følger lønprocenten. Vores lønprocent-beregner og regneeksempler viser, hvordan de to beløb hænger sammen. Tjek tallene for samme periode, før I ændrer bemandingen.
Prøv med jeres næste arbejdsuge
I TitanPlan kan du lægge vagter for køkken, servering og de øvrige afdelinger og se de planlagte lønomkostninger undervejs. Medarbejderne kan finde deres vagter i appen og foreslå bytte.
Tag en almindelig uge og en travl service med i prøveperioden. Se, hvordan en sen afslutning bliver registreret, og hvordan timerne gennemgås før løn. Så har både køkken, gulv og leder prøvet de opgaver, der betyder noget i den daglige drift.
Spørgsmål og svar
Hvad er det første, jeg skal gøre, når jeg lægger en restaurantvagtplan?
Beskriv dagens opgaver fra forberedelse til lukning, og sæt roller og bemanding på hvert tidsrum. Fordel derefter vagterne mellem medarbejderne.
Er det nok at planlægge efter reservationer?
Tag også højde for gæster uden reservation, varemodtagelse, oplæring og oprydning. Bookingerne er én del af bemandingsbehovet.
Hvad bør jeg tjekke ved et vagtbytte?
At den nye bemanding kan løse opgaverne, at lukkeansvar og andre nøglefunktioner er dækket, og at byttet passer til aftaler og arbejdstidsregler.