Κάντε σαφή τη διαδικασία έγκρισης
Εξηγήστε πώς ένας υπάλληλος προτείνει μια ανταλλαγή, πώς ανταποκρίνεται ένας συνάδελφος και ποιος εγκρίνει την αλλαγή. Πείτε στην ομάδα τι θα συμβεί εάν ο συνήθης εγκριτής λείπει.
Συμφωνήστε επίσης με τον τρόπο χειρισμού των επειγόντων αιτημάτων. Όταν πρόκειται να ξεκινήσει μια βάρδια, οι εργαζόμενοι χρειάζονται έναν άμεσο τρόπο επικοινωνίας με τον υπεύθυνο. Θα πρέπει να ξέρουν αν θα έρθουν ενώ ένα αίτημα περιμένει ακόμα απάντηση.
Ελέγξτε τι αλλάζει σε κάθε βάρδια
Εξετάστε ένα φανταστικό παράδειγμα: Η Sara θέλει να ανταλλάξει τη βάρδια κλεισίματος της Παρασκευής με τη βάρδια του Σαββάτου του Jonas. Και οι δύο συμφωνούν, αλλά η Sara είναι το μόνο άτομο στην ομάδα της Παρασκευής που μπορεί να αναλάβει την ευθύνη για το κλείσιμο.
Η ανταλλαγή διατηρεί τον ίδιο αριθμό ατόμων σε κάθε βάρδια. Εξακολουθεί να φεύγει από την Παρασκευή χωρίς προβάδισμα κλεισίματος. Ο διαχειριστής πρέπει να κανονίσει αυτή την κάλυψη πριν εγκρίνει την αλλαγή.
Ελέγξτε και τις δύο βάρδιες που σχετίζονται με μια ανταλλαγή. Μια αλλαγή μπορεί να επηρεάσει το άνοιγμα, την παράδοση, την επίβλεψη ενός νέου υπαλλήλου ή την εργασία σε άλλη τοποθεσία.
Χρησιμοποιήστε μια σύντομη λίστα ελέγχου έγκρισης
- Μπορεί ο αντικαταστάτης να εκτελέσει την εργασία;
- Καλύπτονται το άνοιγμα, το κλείσιμο και άλλες βασικές ευθύνες;
- Η αλλαγή ταιριάζει με τις συμφωνημένες ώρες και τους ισχύοντες κανόνες χρόνου εργασίας;
- Μια άλλη απουσία ή αλλαγή προγράμματος επηρεάζει την ανταλλαγή;
- Θα λάβουν και οι δύο εργαζόμενοι σαφή απάντηση;
Εάν απορρίψετε ένα αίτημα, αναφέρετε τον πρακτικό λόγο. Το «Η Παρασκευή χρειάζεται ακόμα κάποιον που μπορεί να κλείσει» βοηθά τους υπαλλήλους να κατανοήσουν τι θα έκανε δυνατή μια διαφορετική διευθέτηση.
Σημειώστε πότε μια ανταλλαγή γίνεται οριστική
Δώστε στην ομάδα έναν σύντομο κανόνα που μπορεί να θυμάται: μια ανταλλαγή είναι οριστική όταν ο υπεύθυνος διευθυντής την εγκρίνει και το τρέχον πρόγραμμα δείχνει την αλλαγή. Κρατήστε μια ξεχωριστή διαδικασία επαφής για επείγουσα ασθένεια.
Η επανειλημμένη αναζήτηση απαντήσεων είναι ένα σημάδι για να ελέγξετε ποιος απαντά στα αιτήματα και πόσο γρήγορα αναμένεται απάντηση. Κάντε σαφή αυτή την ευθύνη πριν προσθέσετε περισσότερα μηνύματα.
Δημοσιεύστε την αλλαγή μόλις εγκριθεί
Ενημερώστε το πρόγραμμα εργασίας και βεβαιωθείτε ότι και οι δύο εργαζόμενοι μπορούν να δουν τις νέες τους βάρδιες. Δώστε οποιεσδήποτε οδηγίες στο άτομο που κάνει τώρα την εργασία, συμπεριλαμβανομένων των κλειδιών, των εργασιών ανοίγματος ή της παράδοσης σε άλλη τοποθεσία.
Διαχειριστείτε ανταλλαγές και ανοιχτές βάρδιες στο TitanPlan
Ανταλλαγές βάρδιων TitanPlan και ανοιχτές βάρδιες δίνει στους υπαλλήλους ένα μέρος για να ζητήσουν αλλαγή ή προσφορά για την κάλυψη μιας βάρδιας. Ρυθμίστε τη διαδικασία έγκρισης που χρειάζεται ο χώρος εργασίας σας.
Σε μια επίδειξη, ακολουθήστε ένα αίτημα από την άποψη του υπαλλήλου μέσω του ελέγχου του διευθυντή και επιστρέψτε στο πρόγραμμα. Δοκιμάστε μια απλή ανταλλαγή και μια που χρειάζεται διαφορετική λύση.
Κατά την εισαγωγή της διαδικασίας, ζητήστε από τους υπαλλήλους να τη δοκιμάσουν με έναν υπεύθυνο που είναι διαθέσιμος για βοήθεια. Το οδηγός για την εισαγωγή του TitanPlan Το καλύπτει την πρώτη εργάσιμη εβδομάδα.
Ερωτήσεις και απαντήσεις
Πότε είναι οριστική μια ανταλλαγή βάρδιων;
Θέστε έναν σαφή κανόνα για την ομάδα σας. Ένα χρήσιμο σημείο είναι όταν ο υπεύθυνος διευθυντής έχει εγκρίνει την αλλαγή και το δημοσιευμένο χρονοδιάγραμμα έχει ενημερωθεί.
Μπορούν οι εργαζόμενοι να συμφωνήσουν οι ίδιοι σε μια ανταλλαγή;
Μπορούν να προτείνουν μια διευθέτηση. Ο υπεύθυνος θα πρέπει να ελέγξει ακόμα την κάλυψη, τις δεξιότητες, τις συμφωνημένες ώρες και τους ισχύοντες κανόνες.
Πώς πρέπει ένας υπάλληλος να αναφέρει μια επείγουσα απουσία;
Χρησιμοποιήστε τη διαδικασία άμεσης επαφής του χώρου εργασίας σας. Ένα αίτημα ανταλλαγής που περιμένει έγκριση μπορεί να μην φτάσει εγκαίρως στο κατάλληλο άτομο.