Πώς να φτιάξετε ένα πρόγραμμα προσωπικού που να λειτουργεί για την ομάδα σας

Εξασκηθείτε όπου χρειάζεστε ανθρώπους

Συγκεντρώστε τις ώρες λειτουργίας, τις κρατήσεις, τις παραδόσεις και τις επαναλαμβανόμενες εργασίες. Χωρίστε την ημέρα σε περιόδους με διαφορετικές ανάγκες προσωπικού. Ένας μέσος όρος για όλη την ημέρα μπορεί να κρύβει ένα πολυάσχολο μεσημεριανό γεύμα ή ένα στενό με έλλειψη προσωπικού.

Καταγράψτε τους ρόλους καθώς και τον αριθμό των εργαζομένων. Κάποιος πρέπει να μπορεί να ανοίξει, να χειριστεί μια παράδοση ή να κλείσει το μητρώο. Συμπεριλάβετε την προετοιμασία, τον καθαρισμό και τον χρόνο που χρειάζεται ένας νέος υπάλληλος με έναν έμπειρο συνάδελφο.

Μετατρέψτε τη ζήτηση σε κάλυψη

Εδώ είναι ένα φανταστικό παράδειγμα καφέ. Οι αριθμοί περιγράφουν τον αριθμό των ατόμων που χρειάζονται σε κάθε σημείο της ημέρας. πρέπει ακόμα να προγραμματίσετε διαλείμματα και να ορίσετε μεμονωμένες βάρδιες.

Η κάλυψη αθροίζει έως και 28 ανθρωποώρες: 3 × 2 + 4 × 4 + 3 × 2. Χρησιμοποιήστε το ως σημείο εκκίνησης για το πρόγραμμα και, στη συνέχεια, ελέγξτε ότι τα διαλείμματα αφήνουν αρκετό κόσμο να εργάζεται όλη την ημέρα.

Συλλέξτε τη διαθεσιμότητα πριν από τη δημιουργία της εβδομάδας

Δώστε στους υπαλλήλους μια προθεσμία για αιτήματα διαθεσιμότητας και άδειας και ενημερώστε τους πότε θα δημοσιεύσετε το πρόγραμμα. Επιλύστε οποιαδήποτε αβεβαιότητα πριν ορίσετε βάρδιες.

Διατηρήστε τη συμφωνημένη διαθεσιμότητα χωριστά από τις προτιμήσεις. Κάποιος που δεν μπορεί να εργαστεί την Τρίτη σύμφωνα με μια υπάρχουσα ρύθμιση χρειάζεται διαφορετική μεταχείριση από κάποιον που θα προτιμούσε την Παρασκευή ρεπό. Ελέγξτε τους όρους απασχόλησης και τους κανόνες του χρόνου εργασίας που ισχύουν για την ομάδα σας.

Ελέγξτε πώς μοιράζονται οι βάρδιες

Κοιτάξτε πίσω αρκετές εβδομάδες όταν εξετάζετε τις βάρδιες ανοίγματος, κλεισίματος και Σαββατοκύριακου. Μια εβδομάδα σπάνια δίνει μια δίκαιη εικόνα της διανομής.

Εξηγήστε πώς κατανέμετε λιγότερο δημοφιλείς βάρδιες και υπολογίζετε τις διαφορετικές ρυθμίσεις απασχόλησης. Όταν επαναχρησιμοποιείτε μια προηγούμενη εβδομάδα, ελέγξτε τις αλλαγές στη ζήτηση και τη διαθεσιμότητα πριν τη δημοσιεύσετε. Το δικό μας πρότυπο εβδομαδιαίου προγράμματος Το σας δίνει ένα σημείο εκκίνησης εάν χρησιμοποιείτε το Excel.

Ελέγξτε το πρόγραμμα πριν από τη δημοσίευση

• Καλύπτονται οι βασικοί ρόλοι σε κάθε βάρδια;
• Τα διαλείμματα και οι παραδόσεις αφήνουν αρκετό κόσμο διαθέσιμο;
• Έχετε συμπεριλάβει τη συμφωνημένη διαθεσιμότητα και τον εγκεκριμένο χρόνο άδειας;
• Είναι σαφείς οι τοποθεσίες, οι ώρες έναρξης και τερματισμού;
• Γνωρίζει κάθε υπάλληλος πού να δει το δημοσιευμένο πρόγραμμα;

Ζητήστε από έναν άλλο διευθυντή να ελέγξει την περίοδο με τη μεγαλύτερη κίνηση. Μπορεί να εντοπίσουν ένα κενό που είναι εύκολο να χαθεί αφού δουλέψουν όλη την εβδομάδα.

Διατηρήστε ενημερωμένο το δημοσιευμένο πρόγραμμα

Συμφωνήστε ποιος χειρίζεται τις αλλαγές και πώς ακούνε οι εργαζόμενοι για αυτές. Μόλις εγκριθεί μια ανταλλαγή, ενημερώστε το χρονοδιάγραμμα, ώστε ο διευθυντής και οι δύο υπάλληλοι να δουν την ίδια απάντηση.

Σε Προγραμματισμός προσωπικού TitanPlan, μπορείτε να εκχωρήσετε βάρδιες, να επαναχρησιμοποιήσετε πρότυπα και να ελέγξετε το προγραμματισμένο κόστος εργασίας. Δοκιμάστε την επόμενη εβδομάδα στο σύστημα και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε το α αλλαγή βάρδιας με έναν συνάδελφο για να δείτε πώς ταιριάζουν οι αλλαγές στη ρουτίνα σας.

Ερωτήσεις και απαντήσεις