Harjoittele siellä, missä tarvitset ihmisiä
Kokoa aukioloajat, varaukset, toimitukset ja toistuvat tehtävät. Jaa päivä jaksoihin, joilla on erilaiset henkilöstötarpeet. Koko päivän keskiarvo voi kätkeä kiireisen lounaan tai vajaahenkilöstön.
Kirjoita muistiin roolit ja henkilöstömäärä. Jonkun täytyy pystyä avaamaan, käsittelemään toimitus tai sulkemaan rekisteri. Sisällytä valmistautuminen, siivous ja uuden työntekijän tarvitsema aika kokeneen kollegan kanssa.
Muuta kysyntä kattaviksi
Tässä on kuvitteellinen esimerkki kahvilasta. Luvut kuvaavat kunkin vuorokauden ajankohtana tarvittavien ihmisten määrää; sinun on silti suunniteltava taukoja ja jaettava yksittäisiä työvuoroja.
| Aika | Kattaus | Työ |
|---|---|---|
| 08:00–11:00 | 2 henkilöä | Avaus ja valmistelu |
| 11:00–15:00 | 4 henkilöä | Lounas ja täydennys |
| 15:00–18:00 | 2 henkilöä | Iltapäivä ja sulkeminen |
Kattavuus on yhteensä 28 henkilötyötuntia: 3 × 2 + 4 × 4 + 3 × 2. Käytä sitä aikataulun lähtökohtana ja tarkista sitten, että tauot jättävät tarpeeksi ihmisiä töihin koko päivän.
Kerää saatavuus ennen viikon rakentamista
Anna työntekijöille määräaika saatavuus- ja vapaa-aikapyynnöille ja kerro heille, milloin julkaiset aikataulun. Ratkaise kaikki epävarmuustekijät ennen vuorojen osoittamista.
Pidä sovittu saatavuus erillään toiveista. Joku, joka ei voi työskennellä tiistaina olemassa olevan järjestelyn mukaisesti, tarvitsee erilaista kohtelua kuin joku, joka haluaisi perjantain vapaapäivän. Tarkista työehdot ja tiimiäsi koskevat työaikasäännöt.
Tarkista, kuinka työvuorot jaetaan
Katso taaksepäin usean viikon ajalta tarkastellessasi aukiolo-, sulkemis- ja viikonloppuvuoroja. Viikko antaa harvoin reilun kuvan jakautumisesta.
Selitä, miten jaat vähemmän suosittuja työvuoroja ja ota huomioon erilaiset työjärjestelyt. Kun käytät uudelleen edellistä viikkoa, tarkista kysynnän ja saatavuuden muutokset ennen sen julkaisemista. Meidän viikoittainen aikataulumalli antaa sinulle lähtökohdan, jos käytät Exceliä.
Tarkista aikataulu ennen julkaisua
- Ovatko keskeiset roolit käsitelty jokaisen vuoron aikana?
- Jättävätkö tauot ja luovutukset tarpeeksi ihmisiä vapaaksi?
- Oletko sisällyttänyt sovitun saatavuuden ja hyväksytyn vapaa-ajan?
- Ovatko paikat, aloitus- ja lopetusajat selvät?
- Tietääkö jokainen työntekijä, mistä julkaistaan aikataulu?
Pyydä toista johtajaa tarkistamaan kiireisin ajanjakso. He saattavat havaita aukon, joka on helppo jättää huomiotta työskenneltyään koko viikon.
Pidä julkaistu aikataulu ajan tasalla
Sovi, kuka käsittelee muutokset ja miten työntekijät kuulevat niistä. Kun vaihto on hyväksytty, päivitä aikataulu, jotta johtaja ja molemmat työntekijät näkevät saman vastauksen.
sisään TitanPlanin henkilöstön aikataulutus, voit määrittää työvuoroja, käyttää uudelleen malleja ja tarkastella suunniteltuja työvoimakustannuksia. Kokeile seuraavaa viikkoa järjestelmässä ja tee sitten läpi a vaihdon vaihto kollegan kanssa nähdäksesi, kuinka muutokset sopivat rutiinisi.
Kysymyksiä ja vastauksia
Mistä minun pitäisi aloittaa henkilöstöaikataulun laatiminen?
Aloita työstä ja kunkin ajanjakson tarvitsemista rooleista. Kerää saatavuus ja hyväksytty vapaa-aika ja osoita sitten ihmisiä vuoroihin.
Kuinka pitkälle aikataulu pitäisi julkaista?
Sovi säännöllinen julkaisupäivä, joka antaa tiimillesi hyödyllisen varoituksen ja täyttää työpaikkasi vaatimukset.
Voimmeko käyttää viime viikon aikataulua uudelleen?
Kyllä, lähtökohtana. Tarkista kysyntä, saatavuus, vapaat ja mahdolliset roolimuutokset ennen uuden viikon julkaisua.