承認プロセスを明確にする
従業員がどのように交換を提案するか、同僚がどのように反応するか、誰が変更を承認するかを説明します。通常の承認者が不在の場合に何が起こるかをチームに伝えます。
緊急のリクエストの処理方法にも同意します。シフトが始まろうとしているとき、従業員は責任者に直接連絡する方法が必要です。彼らは、リクエストがまだ回答を待っている間に問い合わせるべきかどうかを知っている必要があります。
各シフトでの変更内容を確認する
架空の例を考えてみましょう。サラは、金曜日の締めのシフトをジョナスの土曜日のシフトと交換したいと考えています。二人とも同意しますが、金曜日のチームでクロージングの責任を負えるのはサラだけです。
スワップにより、各シフトの人数は同じになります。依然として最終リードを得られないまま金曜日を去ることになる。マネージャーは、変更を承認する前に、その補償範囲を手配する必要があります。
スワップに含まれる両方のシフトを確認してください。変更は、開店、配達、新しい従業員の監督、または別の場所での作業に影響を与える可能性があります。
短い承認チェックリストを使用する
- 交換で作業は可能でしょうか？
- 開店、閉店、その他の重要な責任はカバーされていますか?
- 変更は合意された時間と適用される労働時間規則に適合していますか?
- 別の欠勤やスケジュールの変更は交換に影響しますか?
- 両方の従業員は明確な答えを受け取りますか?
リクエストを拒否する場合は、実際的な理由を述べてください。 「金曜日には営業を担当できる人がまだ必要です」という言葉は、従業員が別の取り決めを可能にするものを理解するのに役立ちます。
スワップが最終的になった時点を書き留める
チームが覚えられる短いルールを与えます。スワップは、責任あるマネージャーが承認し、現在のスケジュールに変更が示された時点で最終的となります。緊急の病気については、別の連絡プロセスを用意してください。
繰り返し返信を追いかけるということは、誰がリクエストに回答するのか、どのくらいの速さで回答が期待されるのかを検討する必要があるというサインです。さらにメッセージを追加する前に、その責任を明確にしてください。
承認されたら変更を公開します
勤務スケジュールを更新し、両方の従業員が新しいシフトを確認できるようにします。鍵の開閉、別の場所での引き継ぎなどの指示を、現在作業を行っている担当者に伝えます。
TitanPlan でスワップとオープンシフトを管理する
TitanPlan のシフト交換とオープンシフト は、従業員に変更をリクエストしたり、シフトをカバーすることを申し出たりするための場所を提供します。職場で必要な承認プロセスを設定します。
デモでは、従業員の視点からのリクエストに従い、マネージャーのレビューを経てスケジュールに戻ります。単純な交換と、別の解決策が必要な交換を試してください。
プロセスを導入するときは、支援できるマネージャーと一緒に試してみるよう従業員に依頼してください。の TitanPlan 導入ガイド は最初の営業週をカバーします。
質問と回答
シフト交換が最終的に行われるのはいつですか?
チームに明確なルールを設定します。有用な点は、担当マネージャーが変更を承認し、公開されたスケジュールが更新されたときです。
従業員自身が交換に同意できますか?
彼らは取り決めを提案することができます。責任者は、適用範囲、スキル、合意された時間、および適用される規則を確認する必要があります。
従業員は緊急欠勤をどのように報告すべきですか?
職場の直接連絡プロセスを使用してください。承認を待っているスワップ リクエストは、適切な担当者に時間内に届かない可能性があります。