Finn ut hvor du trenger folk
Samle åpningstider, reservasjoner, leveranser og tilbakevendende oppgaver. Del opp dagen i perioder med ulike bemanningsbehov. Et gjennomsnitt for hele dagen kan skjule en travel lunsj eller en underbemannet i nærheten.
Skriv ned rollene samt antall ansatte. Noen må kunne åpne, håndtere en levering eller stenge registeret. Inkluder forberedelse, opprydding og tiden en nyansatt trenger med en erfaren kollega.
Gjør etterspørsel til dekning
Her er et fiktivt kaféeksempel. Tallene beskriver antall personer som trengs på hvert tidspunkt på dagen; du må fortsatt planlegge pauser og tildele individuelle skift.
| Tid | Dekning | Arbeid |
|---|---|---|
| 08:00–11:00 | 2 personer | Åpning og klargjøring |
| 11:00–15:00 | 4 personer | Lunsj og påfyll |
| 15:00–18:00 | 2 personer | Ettermiddag og avslutning |
Dekningen legger opp til 28 arbeidstimer: 3 × 2 + 4 × 4 + 3 × 2. Bruk det som utgangspunkt for timeplanen, og sjekk deretter at pausene lar nok folk jobbe hele dagen.
Samle tilgjengelighet før du bygger uken
Gi ansatte en frist for forespørsler om tilgjengelighet og avspasering, og fortell dem når du vil publisere timeplanen. Løs eventuell usikkerhet før skift tildeles.
Hold avtalt tilgjengelighet atskilt fra preferanser. Noen som ikke kan jobbe tirsdag under en eksisterende ordning trenger annen behandling enn en som foretrekker fredagsfri. Sjekk ansettelsesvilkår og arbeidstidsreglene som gjelder for ditt team.
Sjekk hvordan skift deles
Se tilbake på flere uker når du ser på åpning, stenging og helgevakter. En uke gir sjelden et rettferdig bilde av fordelingen.
Forklar hvordan du fordeler mindre populære skift og gjør rede for ulike ansettelsesordninger. Når du gjenbruker en tidligere uke, sjekk endringer i etterspørsel og tilgjengelighet før du publiserer den. Vår ukeplanmal gir deg et utgangspunkt hvis du bruker Excel.
Sjekk tidsplanen før publisering
- Er de essensielle rollene dekket gjennom hvert skift?
- Gir pauser og overleveringer nok folk tilgjengelig?
- Har du inkludert avtalt tilgjengelighet og godkjent avspasering?
- Er steder, starttider og slutttider klare?
- Vet hver ansatt hvor de kan se den publiserte timeplanen?
Be en annen leder sjekke den travleste perioden. De kan oppdage et gap som er lett å gå glipp av etter å ha jobbet hele uken.
Hold den publiserte timeplanen oppdatert
Bli enige om hvem som håndterer endringer og hvordan ansatte hører om dem. Når et bytte er godkjent, oppdaterer du tidsplanen slik at lederen og begge ansatte ser det samme svaret.
Inn TitanPlan personalplanlegging, kan du tildele skift, gjenbruke maler og gjennomgå planlagte arbeidskostnader. Prøv neste uke i systemet, og jobb deg deretter gjennom en skiftbytte med en kollega for å se hvordan endringer passer til rutinen din.
Spørsmål og svar
Hvor bør jeg begynne når jeg lager en personalplan?
Start med arbeidet og rollene hver periode trenger. Samle tilgjengelighet og godkjent avspasering, og tildel deretter folk til skiftene.
Hvor langt frem bør vi publisere timeplanen?
Avtal en vanlig publiseringsdato som gir teamet ditt nyttig varsel og oppfyller kravene som gjelder for din arbeidsplass.
Kan vi gjenbruke forrige ukes tidsplan?
Ja, som et utgangspunkt. Sjekk etterspørsel, tilgjengelighet, avspasering og eventuelle rolleendringer før du publiserer den nye uken.