Spraw, aby proces zatwierdzania był jasny
Wyjaśnij, w jaki sposób pracownik proponuje zamianę, jak reaguje kolega i kto zatwierdza zmianę. Powiedz zespołowi, co się stanie, jeśli zwykła osoba zatwierdzająca będzie nieobecna.
Ustal także sposób obsługi pilnych wniosków. Kiedy zmiana ma się rozpocząć, pracownicy potrzebują bezpośredniego sposobu skontaktowania się z osobą odpowiedzialną. Powinni wiedzieć, czy zgłosić się do chwili, gdy wniosek oczekuje na odpowiedź.
Sprawdź co się zmienia na każdej zmianie
Rozważmy fikcyjny przykład: Sara chce zamienić swoją piątkową zmianę zamykającą na sobotnią zmianę Jonasa. Oboje się zgadzają, ale Sara jest jedyną osobą w piątkowym zespole, która może wziąć odpowiedzialność za zamknięcie.
Wymiana utrzymuje tę samą liczbę osób na każdej zmianie. Piątek nadal pozostaje bez końcowego prowadzenia. Menedżer musi ustalić zakres ubezpieczenia przed zatwierdzeniem zmiany.
Sprawdź obie zmiany biorące udział w zamianie. Zmiana może dotyczyć otwarcia, dostawy, nadzoru nad nowym pracownikiem lub pracą w innej lokalizacji.
Użyj krótkiej listy kontrolnej zatwierdzania
- Czy zamiennik może wykonać pracę?
- Czy uwzględniono otwieranie, zamykanie i inne istotne obowiązki?
- Czy zmiana jest zgodna z ustalonymi godzinami i obowiązującymi zasadami czasu pracy?
- Czy inna nieobecność lub zmiana harmonogramu ma wpływ na zamianę?
- Czy obaj pracownicy otrzymają jasną odpowiedź?
Jeśli odrzucisz prośbę, podaj praktyczny powód. „Piątek nadal potrzebuje kogoś, kto może zamknąć” pomaga pracownikom zrozumieć, co umożliwiłoby inną aranżację.
Zapisz, kiedy zamiana stanie się ostateczna
Podaj zespołowi krótką zasadę, którą zapamięta: zamiana jest ostateczna, gdy odpowiedzialny menedżer ją zatwierdzi, a aktualny harmonogram pokazuje zmianę. W przypadku pilnej choroby zachowaj odrębną procedurę kontaktową.
Ciągłe szukanie odpowiedzi to znak, aby sprawdzić, kto odpowiada na prośby i jak szybko można się spodziewać odpowiedzi. Przed dodaniem kolejnych wiadomości wyjaśnij tę odpowiedzialność.
Opublikuj zmianę po jej zatwierdzeniu
Zaktualizuj harmonogram pracy i upewnij się, że obaj pracownicy widzą swoje nowe zmiany. Przekaż wszelkie instrukcje osobie wykonującej obecnie pracę, w tym klucze, obowiązki związane z otwarciem lub przekazanie w innym miejscu.
Zarządzaj zamianami i otwartymi zmianami w TitanPlan
Zmiany zmian w TitanPlan i otwarte zmiany Zapewnij pracownikom miejsce, w którym mogą poprosić o zmianę lub zaproponować przejęcie zmiany. Skonfiguruj proces zatwierdzania, jakiego potrzebuje Twoje miejsce pracy.
W wersji demonstracyjnej wykonaj żądanie z punktu widzenia pracownika, poprzez recenzję przełożonego i wróć do harmonogramu. Wypróbuj prostą zamianę i taką, która wymaga innego rozwiązania.
Wprowadzając proces, poproś pracowników, aby wypróbowali go z pomocą dostępnego menedżera. The przewodnik dotyczący wprowadzenia TitanPlan obejmuje pierwszy tydzień pracy.
Pytania i odpowiedzi
Kiedy zmiana zmiany jest ostateczna?
Ustal jasne zasady dla swojego zespołu. Przydatnym momentem jest zatwierdzenie zmiany przez odpowiedzialnego menedżera i zaktualizowanie opublikowanego harmonogramu.
Czy pracownicy mogą sami zgodzić się na zamianę?
Mogą zaproponować układ. Osoba odpowiedzialna powinna mimo to sprawdzić zasięg, umiejętności, uzgodnione godziny pracy i obowiązujące zasady.
Jak pracownik powinien zgłosić pilną nieobecność?
Skorzystaj z procesu bezpośredniego kontaktu w swoim miejscu pracy. Prośba o wymianę oczekująca na zatwierdzenie może nie dotrzeć do właściwej osoby na czas.