Pracuj tam, gdzie potrzebujesz ludzi
Połącz godziny otwarcia, rezerwacje, dostawy i powtarzające się zadania. Podziel dzień na okresy o różnych potrzebach kadrowych. Średnia za cały dzień może ukryć pracowity lunch lub brak personelu.
Zapisz role i liczbę pracowników. Ktoś musi być w stanie otworzyć, obsłużyć dostawę lub zamknąć kasę. Uwzględnij przygotowanie, sprzątanie i czas, jakiego nowy pracownik potrzebuje z doświadczonym współpracownikiem.
Zmień popyt w zasięg
Oto przykład fikcyjnej kawiarni. Liczby opisują liczbę osób potrzebnych w każdym momencie dnia; nadal musisz planować przerwy i przydzielać poszczególne zmiany.
| Czas | Zasięg | Praca |
|---|---|---|
| 08:00–11:00 | 2 osoby | Otwarcie i przygotowanie |
| 11:00–15:00 | 4 osoby | Obiad i uzupełnienie |
| 15:00–18:00 | 2 osoby | Popołudnie i zamknięcie |
Całość obejmuje 28 osobogodzin: 3 × 2 + 4 × 4 + 3 × 2. Użyj tego jako punktu wyjścia dla harmonogramu, a następnie sprawdź, czy przerwy pozwolą wystarczającej liczbie osób pracować przez cały dzień.
Zbierz dostępność przed zbudowaniem tygodnia
Podaj pracownikom termin składania wniosków o dostępność i urlop oraz powiedz im, kiedy opublikujesz harmonogram. Rozwiąż wszelkie wątpliwości przed przypisaniem zmian.
Zachowaj uzgodnioną dostępność oddzielnie od preferencji. Osoba, która nie może pracować we wtorek na podstawie istniejącego układu, potrzebuje innego traktowania niż osoba, która wolałaby mieć wolny piątek. Sprawdź warunki zatrudnienia i zasady czasu pracy obowiązujące w Twoim zespole.
Sprawdź jak dzielone są zmiany
Przyjrzyj się kilku tygodniom, przeglądając zmiany otwierające, zamykające i weekendowe. Tydzień rzadko daje rzetelny obraz dystrybucji.
Wyjaśnij, w jaki sposób przydzielasz mniej popularne zmiany i uwzględniasz różne ustalenia dotyczące zatrudnienia. Jeśli ponownie wykorzystasz poprzedni tydzień, przed opublikowaniem sprawdź zmiany w popycie i dostępności. Nasz szablon harmonogramu tygodniowego daje ci punkt wyjścia, jeśli używasz Excela.
Sprawdź harmonogram przed publikacją
- Czy podstawowe role są ujęte na każdej zmianie?
- Czy przerwy i przejęcia pozostawiają wystarczającą liczbę osób do dyspozycji?
- Czy uwzględniłeś uzgodnioną dostępność i zatwierdzony czas wolny?
- Czy lokalizacje, godziny rozpoczęcia i zakończenia są jasne?
- Czy każdy pracownik wie, gdzie może zobaczyć opublikowany harmonogram?
Poproś innego menedżera o sprawdzenie najbardziej pracowitego okresu. Mogą dostrzec lukę, którą łatwo przeoczyć po całym tygodniu pracy.
Aktualizuj opublikowany harmonogram
Ustal, kto zajmuje się zmianami i jak pracownicy dowiadują się o nich. Po zatwierdzeniu zamiany zaktualizuj harmonogram, aby menedżer i obaj pracownicy widzieli tę samą odpowiedź.
Wej Planowanie personelu TitanPlan, możesz przydzielać zmiany, ponownie wykorzystywać szablony i przeglądać planowane koszty pracy. Wypróbuj kolejny tydzień w systemie, a następnie przeprowadź a zamiana biegów ze współpracownikiem, aby zobaczyć, jak zmiany pasują do Twojej rutyny.
Pytania i odpowiedzi
Od czego powinienem zacząć tworzenie harmonogramu personelu?
Zacznij od pracy i ról, jakich potrzebuje każdy okres. Zbierz dostępność i zatwierdzony czas wolny, a następnie przypisz ludzi do zmian.
Z jakim wyprzedzeniem powinniśmy opublikować harmonogram?
Uzgodnij regularną datę publikacji, która zapewni Twojemu zespołowi przydatne powiadomienie i spełni wymagania mające zastosowanie w Twoim miejscu pracy.
Czy możemy ponownie wykorzystać harmonogram z poprzedniego tygodnia?
Tak, jako punkt wyjścia. Przed opublikowaniem nowego tygodnia sprawdź popyt, dostępność, czas wolny i wszelkie zmiany ról.