Descubra onde você precisa de pessoas
Reúna horários de funcionamento, reservas, entregas e tarefas recorrentes. Divida o dia em períodos com diferentes necessidades de pessoal. Uma média para o dia inteiro pode esconder um almoço movimentado ou um fechamento com falta de pessoal.
Anote as funções, bem como o número de funcionários. Alguém precisa ser capaz de abrir, atender uma entrega ou fechar a caixa registradora. Inclua preparação, limpeza e o tempo que um novo funcionário precisa com um colega experiente.
Transforme demanda em cobertura
Aqui está um exemplo fictício de um café. Os números descrevem o número de pessoas necessárias em cada momento do dia; você ainda precisa planejar intervalos e atribuir turnos individuais.
| Hora | Cobertura | Trabalho |
|---|---|---|
| 08:00–11:00 | 2 pessoas | Abertura e preparação |
| 11:00–15:00 | 4 pessoas | Almoço e reposição |
| 15:00–18:00 | 2 pessoas | Tarde e encerramento |
A cobertura totaliza 28 horas-homem: 3 × 2 + 4 × 4 + 3 × 2. Use isso como ponto de partida para a programação e verifique se os intervalos deixam pessoas suficientes trabalhando ao longo do dia.
Colete a disponibilidade antes de construir a semana
Dê aos funcionários um prazo para solicitações de disponibilidade e folga e informe quando você publicará a programação. Resolva qualquer incerteza antes de atribuir turnos.
Mantenha a disponibilidade acordada separada das preferências. Alguém que não pode trabalhar na terça-feira sob um acordo existente precisa de tratamento diferente de alguém que preferiria folga na sexta-feira. Verifique os termos de emprego e as regras de horário de trabalho que se aplicam à sua equipe.
Verifique como os turnos são compartilhados
Reveja várias semanas ao revisar os turnos de abertura, fechamento e fim de semana. Uma semana raramente dá uma imagem justa da distribuição.
Explique como você aloca turnos menos populares e considera diferentes acordos de emprego. Ao reutilizar uma semana anterior, verifique as mudanças na demanda e na disponibilidade antes de publicá-la. Nosso modelo de programação semanal fornece um ponto de partida se você usar o Excel.
Verifique a programação antes de publicar
- As funções essenciais são cobertas ao longo de cada turno?
- Os intervalos e transferências deixam pessoas suficientes disponíveis?
- Você incluiu a disponibilidade acordada e o tempo de folga aprovado?
- Os locais, horários de início e término estão claros?
- Cada funcionário sabe onde ver o cronograma publicado?
Peça a outro gerente para verificar o período de maior movimento. Eles podem detectar uma lacuna que é fácil de perder depois de trabalhar a semana inteira.
Mantenha a programação publicada atualizada
Combine quem lidará com as mudanças e como os funcionários ficarão sabendo delas. Assim que a troca for aprovada, atualize o cronograma para que o gerente e os dois funcionários vejam a mesma resposta.
Em Agendamento de equipe do TitanPlan, você pode atribuir turnos, reutilizar modelos e revisar custos de mão de obra planejados. Experimente a próxima semana no sistema e depois trabalhe em um troca de turno com um colega para ver como as mudanças se ajustam à sua rotina.
Perguntas e respostas
Por onde devo começar ao fazer uma agenda de pessoal?
Comece com o trabalho e as funções que cada período precisa. Colete a disponibilidade e as folgas aprovadas e, em seguida, atribua as pessoas aos turnos.
Com que antecedência devemos publicar o cronograma?
Combine uma data de publicação regular que forneça à sua equipe avisos úteis e atenda aos requisitos aplicáveis ao seu local de trabalho.
Podemos reutilizar a programação da semana passada?
Sim, como ponto de partida. Verifique a demanda, disponibilidade, folga e quaisquer mudanças de função antes de publicar a nova semana.