clarificați procesul de aprobare
Explicați modul în care un angajat propune o schimbare, cum răspunde un coleg și cine aprobă schimbarea. Spuneți echipei ce se întâmplă dacă aprobatorul obișnuit este plecat.
Acceptați modul în care sunt gestionate și cererile urgente. Când o tură este pe cale să înceapă, angajații au nevoie de o modalitate directă de a contacta persoana responsabilă. Ar trebui să știe dacă să vină în timp ce o solicitare încă așteaptă un răspuns.
Verificați ce se schimbă în fiecare schimb
Luați în considerare un exemplu fictiv: Sara vrea să-și schimbe tura de închidere de vineri cu tura de sâmbătă a lui Jonas. Amândoi sunt de acord, dar Sara este singura persoană din echipa de vineri care își poate asuma responsabilitatea închiderii.
Schimbul păstrează același număr de persoane în fiecare tură. Tot vineri pleacă fără un avans de închidere. Managerul trebuie să aranjeze această acoperire înainte de a aproba modificarea.
Verificați ambele ture implicate într-un schimb. O modificare poate afecta deschiderea, livrarea, supravegherea unui nou angajat sau munca într-o altă locație.
Utilizați o listă scurtă de verificare a aprobării
- Poate înlocuitorul să efectueze lucrarea?
- Sunt acoperite deschiderea, închiderea și alte responsabilități esențiale?
- Modificarea se potrivește orelor convenite și regulilor aplicabile privind timpul de lucru?
- O altă absență sau modificare a programului afectează schimbul?
- Vor primi ambii angajați un răspuns clar?
Dacă refuzați o solicitare, indicați motivul practic. „Vineri încă mai are nevoie de cineva care poate închide” îi ajută pe angajați să înțeleagă ce ar face posibil un aranjament diferit.
Notați când un schimb devine final
Oferiți echipei o regulă scurtă pe care să o poată aminti: un schimb este final atunci când managerul responsabil îl aprobă și programul actual arată schimbarea. Păstrați un proces separat de contact pentru o boală urgentă.
Urmărirea în mod repetat a răspunsurilor este un semn pentru a verifica cine răspunde la solicitări și cât de repede se așteaptă un răspuns. Faceți clar această responsabilitate înainte de a adăuga mai multe mesaje.
Publicați modificarea odată ce aceasta este aprobată
Actualizați programul de lucru și asigurați-vă că ambii angajați își pot vedea noile ture. Transmiteți orice instrucțiuni persoanei care acum lucrează, inclusiv chei, sarcini de deschidere sau o predare într-o altă locație.
Gestionați schimburile și schimburile deschise în TitanPlan
Schimbări de ture TitanPlan și ture deschise oferă angajaților un loc în care să solicite o schimbare sau să le ofere pentru a acoperi o tură. Configurați procesul de aprobare de care aveți nevoie la locul de muncă.
Într-o demonstrație, urmați o solicitare din punctul de vedere al angajatului prin examinarea managerului și înapoi la program. Încercați un schimb simplu și unul care necesită o soluție diferită.
Când introduceți procesul, cereți angajaților să îl încerce cu un manager disponibil să vă ajute. The ghid pentru introducerea TitanPlan acoperă prima săptămână lucrătoare.
Întrebări și răspunsuri
Când este final un schimb de ture?
Setează o regulă clară pentru echipa ta. Un punct util este atunci când managerul responsabil a aprobat modificarea și programul publicat a fost actualizat.
Pot angajații să cadă ei înșiși de acord asupra unui schimb?
Ei pot propune un aranjament. Persoana responsabilă ar trebui să verifice în continuare acoperirea, abilitățile, orele convenite și regulile aplicabile.
Cum ar trebui un angajat să raporteze o absență urgentă?
Utilizați procesul de contact direct de la locul de muncă. O solicitare de schimb care așteaptă aprobarea poate să nu ajungă la persoana potrivită la timp.