Träna var du behöver folk
Samla öppettider, bokningar, leveranser och återkommande uppgifter. Dela upp dagen i perioder med olika bemanningsbehov. Ett genomsnitt för hela dagen kan dölja en hektisk lunch eller en underbemannad nära.
Skriv ner rollerna samt antalet anställda. Någon behöver kunna öppna, hantera en leverans eller stänga registret. Inkludera förberedelser, städning och den tid en nyanställd behöver tillsammans med en erfaren kollega.
Vänd efterfrågan till täckning
Här är ett fiktivt caféexempel. Siffrorna beskriver antalet personer som behövs vid varje tidpunkt på dagen; du behöver fortfarande planera raster och tilldela individuella skift.
| Tid | Täckning | Jobba |
|---|---|---|
| 08:00–11:00 | 2 personer | Öppning och förberedelse |
| 11:00–15:00 | 4 personer | Lunch och påfyllning |
| 15:00–18:00 | 2 personer | Eftermiddag och avslutning |
Täckningen uppgår till 28 arbetstimmar: 3 × 2 + 4 × 4 + 3 × 2. Använd det som utgångspunkt för schemat, och kontrollera sedan att rasterna gör att tillräckligt många arbetar under dagen.
Samla tillgänglighet innan du bygger veckan
Ge anställda en deadline för tillgänglighets- och ledighetsförfrågningar och berätta för dem när du kommer att publicera schemat. Lös eventuell osäkerhet innan du tilldelar skift.
Håll överenskommen tillgänglighet åtskild från preferenser. Den som inte kan arbeta tisdag enligt ett befintligt arrangemang behöver annan behandling än någon som föredrar fredagsledighet. Kontrollera anställningsvillkoren och de arbetstidsregler som gäller för ditt team.
Kontrollera hur skift delas
Se tillbaka på flera veckor när du granskar öppning, stängning och helgskift. En vecka ger sällan en rättvis bild av fördelningen.
Förklara hur du fördelar mindre populära skift och redogör för olika anställningsarrangemang. När du återanvänder en föregående vecka, kontrollera ändringar i efterfrågan och tillgänglighet innan du publicerar den. Vår mall för veckoschema ger dig en utgångspunkt om du använder Excel.
Kontrollera schemat innan du publicerar
- Täcks de väsentliga rollerna under varje skift?
- Lämnar raster och överlämningar tillräckligt många tillgängliga?
- Har du inkluderat överenskommen tillgänglighet och godkänd ledighet?
- Är platser, starttider och sluttider klara?
- Vet varje anställd var man kan se det publicerade schemat?
Be en annan chef kontrollera den mest hektiska perioden. De kan upptäcka en lucka som är lätt att missa efter att ha jobbat hela veckan.
Håll det publicerade schemat uppdaterat
Kom överens om vem som hanterar förändringar och hur medarbetarna hör om dem. När ett byte har godkänts uppdaterar du schemat så att chefen och båda anställda ser samma svar.
In TitanPlan personal schemaläggningkan du tilldela skift, återanvända mallar och se över planerade arbetskostnader. Prova din nästa vecka i systemet och arbeta sedan igenom en skiftbyte med en kollega för att se hur förändringar passar din rutin.
Frågor och svar
Var ska jag börja när jag gör ett personalschema?
Börja med arbetet och rollerna varje period behöver. Samla in tillgänglighet och godkänd ledighet, tilldela sedan personer till skiften.
Hur långt fram ska vi publicera schemat?
Kom överens om ett regelbundet publiceringsdatum som ger ditt team ett användbart meddelande och uppfyller de krav som gäller för din arbetsplats.
Kan vi återanvända förra veckans schema?
Ja, som utgångspunkt. Kontrollera efterfrågan, tillgänglighet, ledighet och eventuella rolländringar innan du publicerar den nya veckan.