วิธีจัดตารางกะให้เหมาะกับทีมของคุณ

ระบุจุดที่ต้องใช้พนักงาน

รวบรวมเวลาเปิดทำการ การจอง การส่งสินค้า และงานประจำ แบ่งวันเป็นช่วงที่ต้องใช้พนักงานต่างกัน ค่าเฉลี่ยทั้งวันอาจทำให้มองไม่เห็นช่วงมื้อกลางวันที่ยุ่งหรือช่วงปิดร้านที่มีคนไม่พอ

จดทั้งบทบาทและจำนวนคน ต้องมีคนที่เปิดร้าน รับสินค้า หรือปิดยอดเครื่องคิดเงินได้ รวมเวลาจัดเตรียม ทำความสะอาด และเวลาที่พนักงานใหม่ต้องทำงานกับเพื่อนร่วมงานที่มีประสบการณ์ด้วย

แปลงความต้องการงานเป็นกำลังคนที่ต้องใช้

นี่คือตัวอย่างร้านกาแฟสมมติ ตัวเลขแสดงจำนวนคนที่ต้องใช้ในแต่ละช่วงของวัน คุณยังต้องจัดเวลาพักและมอบหมายกะให้แต่ละคน

รวมกำลังคนที่ต้องใช้เป็น 28 คน-ชั่วโมง: 3 × 2 + 4 × 4 + 3 × 2 ใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการจัดตาราง แล้วตรวจสอบว่าระหว่างช่วงพักยังมีพนักงานทำงานเพียงพอตลอดวัน

รวบรวมเวลาที่พร้อมทำงานก่อนจัดตารางสัปดาห์

กำหนดเส้นตายให้พนักงานแจ้งเวลาที่พร้อมทำงานและส่งคำขอลา พร้อมบอกวันที่จะเผยแพร่ตาราง คลี่คลายข้อสงสัยให้เรียบร้อยก่อนมอบหมายกะ

แยกเวลาที่ตกลงว่าทำงานได้ออกจากความต้องการส่วนตัว คนที่ทำวันอังคารไม่ได้ตามข้อตกลงเดิมควรได้รับการพิจารณาต่างจากคนที่เพียงอยากหยุดวันศุกร์ ตรวจสอบเงื่อนไขการจ้างและกฎเวลาทำงานที่ใช้กับทีมของคุณ

ตรวจสอบการกระจายกะ

ย้อนดูหลายสัปดาห์เมื่อตรวจการกระจายกะเปิดร้าน ปิดร้าน และวันสุดสัปดาห์ ข้อมูลเพียงสัปดาห์เดียวมักไม่สะท้อนภาพรวมที่เป็นธรรม

อธิบายวิธีแบ่งกะที่ไม่ค่อยมีใครอยากทำ และคำนึงถึงรูปแบบการจ้างที่ต่างกัน เมื่อนำตารางสัปดาห์ก่อนมาใช้ซ้ำ ให้ตรวจการเปลี่ยนแปลงด้านความต้องการและเวลาที่พร้อมทำงานก่อนเผยแพร่ แม่แบบตารางกะรายสัปดาห์ ของเราเป็นจุดเริ่มต้นได้หากคุณใช้ Excel

ตรวจตารางก่อนเผยแพร่

• แต่ละกะมีคนในบทบาทสำคัญครบตลอดเวลาหรือไม่?
• ระหว่างพักและส่งต่องาน ยังมีพนักงานเพียงพอหรือไม่?
• รวมเวลาที่ตกลงว่าทำงานได้และวันลาที่อนุมัติแล้วหรือยัง?
• สถานที่ เวลาเริ่ม และเวลาเลิกงานชัดเจนหรือไม่?
• พนักงานทุกคนรู้หรือไม่ว่าจะดูตารางที่เผยแพร่ได้ที่ไหน?

ให้ผู้จัดการอีกคนช่วยตรวจช่วงที่ยุ่งที่สุด เขาอาจเห็นช่องว่างที่พลาดได้ง่ายหลังจากคุณจัดตารางทั้งสัปดาห์

อัปเดตตารางที่เผยแพร่ให้เป็นปัจจุบัน

ตกลงว่าใครเป็นผู้จัดการการเปลี่ยนแปลงและจะแจ้งพนักงานอย่างไร เมื่ออนุมัติการแลกกะแล้ว ให้อัปเดตตารางเพื่อให้ผู้จัดการและพนักงานทั้งสองเห็นข้อมูลตรงกัน

ใน การจัดตารางกะของ TitanPlanคุณสามารถมอบหมายกะ ใช้แม่แบบซ้ำ และตรวจต้นทุนแรงงานตามแผน ลองจัดตารางสัปดาห์หน้าในระบบ แล้วลอง การแลกกะ กับเพื่อนร่วมงาน เพื่อดูว่าการเปลี่ยนแปลงเข้ากับขั้นตอนทำงานของคุณอย่างไร

คำถามและคำตอบ