Уточніть процес затвердження
Поясніть, як працівник пропонує заміну, як реагує колега та хто схвалює зміну. Скажіть команді, що станеться, якщо звичайного затверджувача немає.
Погодьтеся, як також обробляються термінові запити. Коли починається зміна, працівникам потрібен прямий спосіб зв’язатися з відповідальною особою. Вони повинні знати, чи варто заходити, поки запит ще очікує відповіді.
Перевірте, що змінюється на кожній зміні
Розглянемо вигаданий приклад: Сара хоче поміняти свою п’ятничну кінцеву зміну на суботню зміну Джонаса. Вони обоє погоджуються, але Сара — єдина особа в п’ятничній команді, яка може взяти на себе відповідальність за закриття.
Під час обміну в кожну зміну буде однакова кількість людей. У п'ятницю все ще залишається без кінцевого результату. Менеджер повинен організувати це покриття перед тим, як затверджувати зміни.
Перевірте обидві зміни, які беруть участь у обміні. Зміна може вплинути на відкриття, доставку, нагляд за новим співробітником або роботу в іншому місці.
Використовуйте короткий контрольний список для затвердження
- Чи може заміна виконати роботу?
- Чи покриваються відкриття, закриття та інші важливі обов’язки?
- Чи відповідає зміна узгодженим годинам і застосовним правилам робочого часу?
- Чи впливає на обмін інша відсутність або зміна розкладу?
- Чи отримають обидва співробітники чітку відповідь?
Якщо ви відхиляєте запит, вкажіть практичну причину. «П’ятниця все ще потребує когось, хто може закрити» допомагає працівникам зрозуміти, що могло б зробити іншу домовленість можливою.
Запишіть, коли обмін стане остаточним
Дайте команді коротке правило, яке вони можуть запам’ятати: обмін вважається остаточним, коли його схвалює відповідальний керівник і в поточному розкладі відображається зміна. Зберігайте окремий процес контакту для термінової хвороби.
Неодноразова гонитва за відповідями є ознакою перегляду того, хто відповідає на запити та як швидко очікується відповідь. Перш ніж додавати нові повідомлення, чітко поясніть цю відповідальність.
Опублікувати зміну після її схвалення
Оновіть робочий графік і переконайтеся, що обидва працівники можуть бачити свої нові зміни. Передайте будь-які інструкції особі, яка зараз виконує роботу, включно з ключами, відкриттям або передачею в іншому місці.
Керуйте свопами та відкритими змінами в TitanPlan
TitanPlan змінює зміни та відкриті зміни надайте працівникам можливість подати запит на зміну або запропонувати оплатити зміну. Налаштуйте процес затвердження, необхідний для вашого робочого місця.
У демонстраційному режимі слідкуйте за запитом від працівника через огляд керівника та поверніться до розкладу. Спробуйте звичайний своп і той, який потребує іншого рішення.
Представляючи процес, попросіть співробітників спробувати його разом із менеджером, який може допомогти. The посібник із представлення TitanPlan охоплює перший робочий тиждень.
Питання та відповіді
Коли зміна зміни є остаточною?
Встановіть чітке правило для своєї команди. Корисним є момент, коли відповідальний керівник схвалив зміни та опублікований графік оновлено.
Чи можуть працівники самі домовитися про обмін?
Вони можуть запропонувати домовленість. Відповідальна особа все одно повинна перевірити охоплення, навички, погоджені години та відповідні правила.
Як працівнику повідомити про термінову відсутність?
Використовуйте процес прямого контакту на своєму робочому місці. Запит на обмін, який очікує на схвалення, може не надійти вчасно до потрібної особи.