Працюйте там, де вам потрібні люди
Об’єднайте години роботи, бронювання, доставку та повторювані завдання. Розділіть день на періоди з різними потребами в персоналі. Середній показник за цілий день може приховати насичений обід або нестачу персоналу.
Запишіть ролі, а також кількість персоналу. Хтось повинен мати можливість відкрити, обробити доставку чи закрити реєстр. Включіть підготовку, прибирання та час, необхідний новому співробітнику, з досвідченим колегою.
Перетворіть попит на покриття
Ось вигаданий приклад кафе. Цифри описують кількість людей, необхідних у кожну точку дня; ще потрібно планувати перерви та призначати індивідуальні зміни.
| Час | Покриття | Робота |
|---|---|---|
| 08:00–11:00 | 2 людини | Відкриття та підготовка |
| 11:00–15:00 | 4 людини | Обід і поповнення |
| 15:00–18:00 | 2 людини | Другий день і закриття |
Охоплення складає до 28 людино-годин: 3 × 2 + 4 × 4 + 3 × 2. Використовуйте це як відправну точку для графіка, а потім перевірте, чи залишають достатньо людей працювати протягом дня через перерви.
Зберіть наявність, перш ніж будувати тиждень
Дайте працівникам кінцевий термін для запитів на доступність і відпустку та повідомте їм, коли ви опублікуєте розклад. Вирішіть будь-яку невизначеність перед призначенням змін.
Тримайте погоджену доступність окремо від уподобань. Хтось, хто не може працювати у вівторок за існуючою домовленістю, потребує іншого ставлення, ніж той, хто віддає перевагу вихідній у п’ятницю. Перевірте умови працевлаштування та правила робочого часу, які застосовуються до вашої команди.
Перевірте, як розподіляються зміни
Ознайомтеся з минулими кількома тижнями, переглядаючи зміни відкриття, закриття та вихідних. Один тиждень рідко дає справедливу картину розподілу.
Поясніть, як ви розподіляєте менш популярні зміни та враховуєте різні умови працевлаштування. Коли ви повторно використовуєте попередній тиждень, перевірте зміни в попиті та доступності перед публікацією. наш тижневий шаблон розкладу дає вам початкову точку, якщо ви використовуєте Excel.
Перевірте розклад перед публікацією
- Чи висвітлюються основні ролі протягом кожної зміни?
- Чи залишають достатньо людей доступними для перерв і передачі?
- Чи вказали ви узгоджену доступність і затверджений відгул?
- Чи зрозумілі місця, час старту та час фінішу?
- Чи кожен працівник знає, де можна переглянути опублікований графік?
Попросіть іншого менеджера перевірити найбільш завантажений період. Вони можуть помітити прогалину, яку легко не помітити, пропрацювавши цілий тиждень.
Підтримуйте опублікований розклад в актуальному стані
Домовтеся, хто обробляє зміни та як співробітники дізнаються про них. Після схвалення обміну оновіть розклад, щоб менеджер і обидва співробітники бачили однакову відповідь.
В Планування персоналу TitanPlan, ви можете призначати зміни, повторно використовувати шаблони та переглядати заплановані трудовитрати. Спробуйте наступного тижня в системі, а потім пропрацюйте a перемикання передач з колегою, щоб побачити, як зміни відповідають вашій рутині.
Питання та відповіді
З чого мені почати складати штатний розклад?
Почніть із роботи та ролей, необхідних для кожного періоду. Зберіть наявність і затверджений відгул, а потім призначте людей на зміни.
Як далеко вперед ми повинні опублікувати розклад?
Погодьте регулярну дату публікації, яка дасть вашій команді корисне повідомлення та відповідає вимогам, які стосуються вашого робочого місця.
Чи можемо ми повторно використати розклад минулого тижня?
Так, як відправну точку. Перш ніж публікувати новий тиждень, перевірте попит, наявність, вихідні та будь-які зміни ролі.