Registrér den tid, der faktisk er arbejdet
Vagtplanen fortæller, hvornår en medarbejder forventes på arbejde. Tidsregistreringen viser, hvor længe arbejdet varede. En vagt kan begynde tidligere eller slutte senere end planlagt.
Gør det klart, hvor medarbejderne finder planen, og hvor de registrerer ændringer i arbejdstiden. Aftal også, hvem der gennemgår timerne. Så kan en forskel mellem planlagt og registreret tid blive afklaret, mens arbejdsdagen stadig er frisk i hukommelsen.
Aftal, hvad medarbejderne skal gøre
Gennemgå en almindelig arbejdsdag: Hvordan registreres start og slut? Hvordan håndteres pauser? Hvem hjælper, hvis en medarbejder glemmer at stemple ud?
En fejlmelding må gerne være enkel: “Jeg gik klokken 16.20 tirsdag og glemte at stemple ud.” Det giver den ansvarlige noget konkret at rette efter.
Vis rutinen ved åbning, vagtskifte og lukning. Sørg for, at også den sidste medarbejder på arbejde ved, hvordan registreringen afsluttes.
Omregn timer og minutter
Fra klokken 09.00 til 17.00 går der otte timer. Skal en pause på 30 minutter trækkes fra efter jeres aftale, er resultatet 7 timer og 30 minutter, svarende til 7,5 decimaltimer.
Du omregner ved at dividere minutterne med 60 og lægge de hele timer til. Derfor er 7 timer og 30 minutter lig med 7,5 timer. 7,30 decimaltimer svarer til 7 timer og 18 minutter.
Brug beregneren nedenfor til at kontrollere formatet. Når timerne skal videre, kan du følge tjeklisten til gennemgang før løn.
Omregn timer og minutter
En hurtig omregning til decimaltimer. Beregneren sender og gemmer ingen oplysninger.
Find de danske regler hos myndighederne
Kravet om registrering af arbejdstid trådte i kraft den 1. juli 2024. Arbejdstilsynet forklarer baggrunden og henviser til Beskæftigelsesministeriet, som har ansvaret for arbejdstidsreglerne.
Læs Arbejdstilsynets vejledning om arbejdstid og arbejdstidsloven på Retsinformation. Få afklaret, hvilke medarbejdere, aftaler og undtagelser der gælder hos jer, og hvordan oplysningerne skal opbevares.
Gennemgå afvigelserne løbende
Se efter manglende udstemplinger, usædvanligt lange vagter og registreringer, der afviger fra planen. Tal med medarbejderen, og skriv forklaringen sammen med rettelsen, så den kan forstås senere.
Gentager den samme fejl sig, er det værd at se på rutinen. Måske mangler nye medarbejdere en introduktion, eller måske er pauseaftalen uklar. En kort forklaring på det rigtige tidspunkt kan spare mange spørgsmål sidst på måneden.
Saml registrering og gennemgang i TitanPlan
Med TitanPlans tidsregistrering kan medarbejderne registrere arbejdstid på mobil, fælles tablet eller computer. Du kan gennemgå timerne og tage stilling til rettelser, før oplysningerne bruges videre.
Start med en afdeling og en almindelig uge. Vis medarbejderne, hvordan de får hjælp, og gennemgå både en normal vagt og en glemt registrering. Vil I begynde i et regneark, kan I hente vores gratis timeseddel i Excel.
Spørgsmål og svar
Hvordan omregner man minutter til decimaltimer?
Divider minutterne med 60 og læg de hele timer til. Eksempelvis er 7 timer og 45 minutter lig med 7,75 timer.
Skal en pause trækkes fra arbejdstiden?
Det afhænger af den aftale, der gælder for medarbejderen. Aftal behandlingen, før timerne bliver gjort op, og brug den konsekvent.
Er en vagtplan nok som tidsregistrering?
Planen viser den aftalte arbejdstid. Registreringen skal kunne afspejle det arbejde, der faktisk blev udført. Se de gældende krav hos myndighederne, og få jeres konkrete løsning vurderet.