Afgræns perioden og medarbejderne
Start med de datoer, lønkørslen skal omfatte. Kontrollér, at den samme periode er valgt i tidsregistreringen, og at nye og fratrådte medarbejdere er med, hvor de skal være.
Gennemgå også timer, som er arbejdet i andre afdelinger. Aftal en frist for rettelser, og beslut, hvem der tager de spørgsmål, der stadig mangler svar. En rettelse efter overførsel skal behandles ét sted efter jeres aftale, så den ikke bliver indregnet to gange.
Find de registreringer, der kræver et svar
Se efter manglende start- eller sluttider, usædvanligt lange vagter og registreringer på uventede datoer. Tjek pauser, dubletter og fordelingen mellem medarbejdere og afdelinger.
Tag tvivlen med den medarbejder, det handler om. En samlet månedstotal kan se rigtig ud, selv om to fejl udligner hinanden. Derfor er det nyttigt at kontrollere registreringerne bag tallet og gemme en forklaring på rettelserne.
Kontrollér timeformatet
Tre arbejdsdage på hver 7 timer og 30 minutter giver i alt 22 timer og 30 minutter. I decimaltimer er det 22,5.
Skriver man i stedet 7,30 som decimaltal tre gange, bliver summen 21,9. Aftal derfor, hvilket format der bruges, både dér hvor timerne registreres, og dér hvor de modtages.
Vælg en medarbejder og nogle kendte vagter som stikprøve. Følg timerne fra registrering til den oversigt, der skal bruges i lønbehandlingen.
Afklar overgangen til jeres lønsystem
Undersøg, hvordan de gennemgåede timer skal videre til løn. Fortæl os, hvilket system I bruger, hvis I vil høre om mulighederne for lønintegration.
DataLøn er et eksempel på en eksisterende integration. Gennemgå opsætning, medarbejdernumre, lønkoder og perioder, før I tager en forbindelse i brug. Aftal også, hvem der håndterer rettelser efter en overførsel.
Fordel kontrollen over måneden
Lad medarbejderne melde fejl, mens de kan huske arbejdsdagen, og afklar dem løbende. Så kan den sidste gennemgang koncentrere sig om, at perioden er fuldstændig, og at de rigtige oplysninger er med.
Skriv en kort status på det, der mangler svar, for eksempel “Afventer svar om tirsdag”. Hvis den samme type fejl går igen, kan en tydeligere rutine for tidsregistrering være den bedste hjælp.
Prøv gennemgangen med jeres egne timer
Tag en almindelig arbejdsuge med i en demo af TitanPlans timer og rapporter. Se både en normal registrering og en rettelse, som en leder skal tage stilling til.
Vi viser også gerne, hvordan lønintegrationen passer ind hos jer. Så kan I følge en periode hele vejen fra medarbejderens registrering til oplysningerne i lønsystemet.
Spørgsmål og svar
Kan vi bruge de planlagte timer til løn?
Gennemgå først den faktiske arbejdstid og eventuelle afvigelser. Lønbehandlingen skal følge medarbejdernes aftaler om blandt andet pauser og tillæg.
Hvad er 22 timer og 30 minutter i decimaltimer?
22,5 timer. En halv time svarer til 0,5 decimaltime.
Kan TitanPlan forbindes med vores lønsystem?
Fortæl os, hvilket lønsystem I bruger. Så afklarer vi, om der er en relevant integration, og hvad opsætningen kræver hos jer.