Machen Sie den Genehmigungsprozess klar
Erklären Sie, wie ein Mitarbeiter einen Tausch vorschlägt, wie ein Kollege reagiert und wer die Änderung genehmigt. Teilen Sie dem Team mit, was passiert, wenn der übliche Genehmiger abwesend ist.
Vereinbaren Sie auch, wie dringende Anfragen behandelt werden. Wenn eine Schicht anfängt, benötigen Mitarbeiter eine direkte Möglichkeit, mit dem Verantwortlichen in Kontakt zu treten. Sie sollten wissen, ob sie eintreten sollen, während eine Anfrage noch auf eine Antwort wartet.
Überprüfen Sie, was sich in jeder Schicht ändert
Betrachten Sie ein fiktives Beispiel: Sara möchte ihre Freitagsschlussschicht gegen Jonas‘ Samstagsschicht tauschen. Beide sind sich einig, aber Sara ist die einzige Person im Team vom Freitag, die die Verantwortung für den Abschluss übernehmen kann.
Durch den Tausch bleibt die Anzahl der Personen in jeder Schicht gleich. Es geht am Freitag immer noch ohne Schlussvorsprung aus. Der Manager muss diese Absicherung arrangieren, bevor er die Änderung genehmigt.
Überprüfen Sie beide Schichten, die an einem Tausch beteiligt sind. Eine Änderung kann sich auf die Eröffnung, eine Lieferung, die Betreuung eines neuen Mitarbeiters oder die Arbeit an einem anderen Standort auswirken.
Verwenden Sie eine kurze Genehmigungscheckliste
- Kann der Ersatz die Arbeiten ausführen?
- Sind das Öffnen, Schließen und andere wesentliche Verantwortlichkeiten abgedeckt?
- Passt die Änderung zu den vereinbarten Arbeitszeiten und den geltenden Arbeitszeitregeln?
- Hat eine weitere Abwesenheit oder Zeitplanänderung Auswirkungen auf den Tausch?
- Erhalten beide Mitarbeiter eine klare Antwort?
Wenn Sie eine Anfrage ablehnen, geben Sie den praktischen Grund an. „Freitag braucht noch jemanden, der schließen kann“ hilft den Mitarbeitern zu verstehen, was eine andere Regelung möglich machen würde.
Notieren Sie, wann ein Tausch endgültig wird
Geben Sie dem Team eine kurze Regel, an die es sich erinnern kann: Ein Tausch ist endgültig, wenn der verantwortliche Manager ihn genehmigt und der aktuelle Zeitplan die Änderung anzeigt. Führen Sie einen separaten Kontaktprozess für dringende Krankheiten ein.
Das wiederholte Verfolgen von Antworten ist ein Zeichen dafür, zu überprüfen, wer Anfragen beantwortet und wie schnell eine Antwort erwartet wird. Machen Sie diese Verantwortung klar, bevor Sie weitere Nachrichten hinzufügen.
Veröffentlichen Sie die Änderung, sobald sie genehmigt wurde
Aktualisieren Sie den Arbeitsplan und stellen Sie sicher, dass beide Mitarbeiter ihre neuen Schichten sehen können. Geben Sie etwaige Anweisungen an die Person weiter, die gerade die Arbeit ausführt, einschließlich Schlüsselübergabe, Öffnungspflichten oder einer Übergabe an einem anderen Ort.
Verwalten Sie Swaps und offene Schichten in TitanPlan
TitanPlan-Schichttausch und offene Schichten Geben Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, eine Änderung zu beantragen oder die Übernahme einer Schicht anzubieten. Richten Sie den Genehmigungsprozess ein, den Ihr Arbeitsplatz benötigt.
Verfolgen Sie in einer Demo eine Anfrage aus der Sicht des Mitarbeiters über die Überprüfung des Managers und zurück zum Zeitplan. Probieren Sie einen unkomplizierten Tausch gegen einen aus, der eine andere Lösung erfordert.
Bitten Sie die Mitarbeiter bei der Einführung des Prozesses, ihn mit einem Vorgesetzten auszuprobieren, der ihnen helfen kann. Die Leitfaden zur Einführung von TitanPlan deckt die erste Arbeitswoche ab.
Fragen und Antworten
Wann ist ein Schichtwechsel endgültig?
Legen Sie eine klare Regel für Ihr Team fest. Ein nützlicher Punkt ist, wenn der verantwortliche Manager die Änderung genehmigt hat und der veröffentlichte Zeitplan aktualisiert wurde.
Können sich Mitarbeiter selbst auf einen Tausch einigen?
Sie können eine Vereinbarung vorschlagen. Die verantwortliche Person sollte dennoch den Versicherungsschutz, die Fähigkeiten, die vereinbarten Stunden und die geltenden Regeln überprüfen.
Wie sollte ein Mitarbeiter eine dringende Abwesenheit melden?
Nutzen Sie den direkten Kontaktprozess Ihres Arbeitsplatzes. Eine Tauschanfrage, die auf Genehmigung wartet, erreicht möglicherweise nicht rechtzeitig die richtige Person.