So erstellen Sie einen Personalplan, der für Ihr Team funktioniert

Finden Sie heraus, wo Sie Menschen brauchen

Fassen Sie Öffnungszeiten, Reservierungen, Lieferungen und wiederkehrende Aufgaben zusammen. Teilen Sie den Tag in Zeiträume mit unterschiedlichem Personalbedarf auf. Der Durchschnittswert für den ganzen Tag kann über ein geschäftiges Mittagessen oder eine unterbesetzte Schließung hinwegtäuschen.

Notieren Sie die Rollen sowie die Mitarbeiterzahl. Jemand muss in der Lage sein, die Kasse zu öffnen, eine Lieferung abzuwickeln oder zu schließen. Berücksichtigen Sie die Vorbereitung, das Aufräumen und die Zeit, die ein neuer Mitarbeiter mit einem erfahrenen Kollegen benötigt.

Verwandeln Sie die Nachfrage in Deckung

Hier ist ein fiktives Café-Beispiel. Die Zahlen beschreiben die Anzahl der Personen, die zu jedem Zeitpunkt des Tages benötigt werden. Sie müssen weiterhin Pausen einplanen und einzelne Schichten einteilen.

Die Abdeckung beträgt insgesamt 28 Personenstunden: 3 × 2 + 4 × 4 + 3 × 2. Verwenden Sie dies als Ausgangspunkt für den Zeitplan und prüfen Sie dann, ob in den Pausen genügend Personen den ganzen Tag über arbeiten.

Sammeln Sie die Verfügbarkeit, bevor Sie die Woche aufbauen

Geben Sie den Mitarbeitern eine Frist für Verfügbarkeits- und Urlaubsanfragen und teilen Sie ihnen mit, wann Sie den Zeitplan veröffentlichen. Beseitigen Sie etwaige Unklarheiten, bevor Sie Schichten zuweisen.

Halten Sie die vereinbarte Verfügbarkeit getrennt von den Präferenzen. Jemand, der aufgrund einer bestehenden Regelung dienstags nicht arbeiten kann, muss anders behandelt werden als jemand, der den Freitag lieber frei haben möchte. Informieren Sie sich über die Anstellungsbedingungen und die Arbeitszeitregelungen, die für Ihr Team gelten.

Überprüfen Sie, wie Schichten aufgeteilt werden

Schauen Sie bei der Überprüfung der Eröffnungs-, Schluss- und Wochenendschichten auf mehrere Wochen zurück. Eine Woche gibt selten ein angemessenes Bild der Verteilung.

Erklären Sie, wie Sie weniger beliebte Schichten zuweisen und unterschiedliche Beschäftigungsverhältnisse berücksichtigen. Wenn Sie eine vorherige Woche wiederverwenden, überprüfen Sie Änderungen bei Nachfrage und Verfügbarkeit, bevor Sie sie veröffentlichen. Unser Wochenplanvorlage bietet Ihnen einen Ausgangspunkt, wenn Sie Excel verwenden.

Überprüfen Sie den Zeitplan vor der Veröffentlichung

• Werden die wesentlichen Rollen in jeder Schicht abgedeckt?
• Stehen in den Pausen und Übergaben genügend Personen zur Verfügung?
• Haben Sie vereinbarte Verfügbarkeit und genehmigte Freizeit berücksichtigt?
• Sind Orte, Startzeiten und Endzeiten klar?
• Weiß jeder Mitarbeiter, wo er den veröffentlichten Zeitplan einsehen kann?

Bitten Sie einen anderen Manager, die geschäftigste Zeit zu überprüfen. Möglicherweise entdecken sie eine Lücke, die nach einer Woche Arbeit leicht zu übersehen ist.

Halten Sie den veröffentlichten Zeitplan auf dem neuesten Stand

Vereinbaren Sie, wer mit Änderungen umgeht und wie Mitarbeiter davon erfahren. Sobald ein Tausch genehmigt wurde, aktualisieren Sie den Zeitplan, damit der Manager und beide Mitarbeiter die gleiche Antwort sehen.

In TitanPlan-Personalplanungkönnen Sie Schichten zuweisen, Vorlagen wiederverwenden und geplante Arbeitskosten überprüfen. Probieren Sie Ihre nächste Woche im System aus und arbeiten Sie dann a durch Schichtwechsel mit einem Kollegen, um zu sehen, wie Änderungen zu Ihrer Routine passen.

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