Καταγράψτε τον χρόνο που εργάστηκε πραγματικά

Μια βάρδια από τις 09:00 έως τις 17:00 δείχνει πότε έχει προγραμματιστεί κάποιος. Ο χρόνος καταγραφής τους μπορεί να είναι διαφορετικός εάν ξεκινήσουν νωρίς, μείνουν αργά ή κάνουν διαφορετικό διάλειμμα. Κρατήστε και τα δύο αρχεία για να μπορείτε να ελέγξετε τη διαφορά.

Πείτε στους υπαλλήλους πού να βρουν το πρόγραμμά τους και πού να καταγράψουν τις ώρες τους. Το άτομο που εξετάζει το χρόνο θα πρέπει να μπορεί να δει ποιες εγγραφές χρειάζονται ακόμα απάντηση.

Εξηγήστε την καθημερινή ρουτίνα

Καλύψτε τις ερωτήσεις που είναι πιθανό να έχουν οι εργαζόμενοι κατά τη διάρκεια μιας βάρδιας: πότε να παρακολουθήσουν, πώς καταγράφονται τα διαλείμματα, τι να κάνετε στο τέλος της ημέρας και με ποιον να επικοινωνήσετε για ένα λάθος.

Ένας υπάλληλος που γράφει «Τελείωσα στις 16:20 της Τρίτης και ξέχασα να κάνω ρολόι έξω» δίνει στον κριτικό αρκετές πληροφορίες για έρευνα. Ζητήστε από τους νέους υπαλλήλους να δοκιμάσουν οι ίδιοι τη ρουτίνα, συμπεριλαμβανομένου του ανοίγματος και του κλεισίματος, ενώ κάποιος είναι διαθέσιμος να βοηθήσει.

Μετατροπή λεπτών σε δεκαδικές ώρες

Από τις 09:00 έως τις 17:00 είναι οκτώ ώρες. Εάν ένα διάλειμμα 30 λεπτών αφαιρεθεί από τις ρυθμίσεις σας, το σύνολο είναι 7 ώρες και 30 λεπτά ή 7,5 δεκαδικές ώρες.

Για να μετατρέψετε λεπτά, διαιρέστε τα με το 60 και προσθέστε τις ολόκληρες ώρες. Επτά ώρες και 30 λεπτά είναι 7 + 30/60 = 7,5. Η εισαγωγή του 7,30 ως δεκαδικό παράγει διαφορετικό αριθμό. Ελέγξτε τη μορφή που αναμένει το σύστημα μισθοδοσίας σας.

Χρησιμοποιήστε τον παρακάτω μετατροπέα για ένα άλλο παράδειγμα. Το Το λίστα ελέγχου ελέγχου του φύλλου χρόνου καλύπτει τους ελέγχους που πρέπει να γίνουν πριν από τη μισθοδοσία.

Απαιτήσεις καταγραφής χρόνου στη Δανία

Η Δανία εισήγαγε μια γενική απαίτηση καταγραφής χρόνου την 1η Ιουλίου 2024. Η ενότητα 4 β του νόμου περί χρόνου εργασίας καλύπτει την αξιόπιστη καταγραφή του ημερήσιου χρόνου εργασίας, την πρόσβαση των εργαζομένων στα αρχεία τους και τη διατήρηση.

Διαβάστε το Δανικός νόμος για τον χρόνο εργασίας και το Εξήγηση της Αρχής Εργασιακού Περιβάλλοντος της Δανίας για τις απαιτήσεις και τις εξαιρέσεις που σχετίζονται με τους υπαλλήλους σας. Για χώρους εργασίας αλλού, ελέγξτε τους κανόνες σε αυτήν τη δικαιοδοσία.

Ελέγξτε τις καταχωρήσεις που λείπουν και τις ασυνήθιστες

Αφιερώστε χρόνο κατά τη διάρκεια της εβδομάδας για να ελέγξετε τα ρολόγια που λείπουν, τις ασυνήθιστα μεγάλες καταχωρήσεις και τις διαφορές από τις προγραμματισμένες ώρες. Ρωτήστε τον υπάλληλο όσο είναι ακόμα εύκολο να θυμάστε τη βάρδια.

Κρατήστε μια σύντομη επεξήγηση με μια διόρθωση και βεβαιωθείτε ότι η πρόσβαση ταιριάζει στον ρόλο του καθενός. Εάν συνεχίζει να συμβαίνει το ίδιο λάθος, ελέγξτε τις οδηγίες ή τη ρύθμιση. Μια ξεκάθαρη υπενθύμιση στο σωστό σημείο της ημέρας μπορεί να λύσει το πρόβλημα.

Κάντε πράξη τη ρουτίνα

Με Παρακολούθηση χρόνου TitanPlan, οι εργαζόμενοι μπορούν να καταγράφουν ώρες σε τηλέφωνο, κοινόχρηστο tablet ή σε πρόγραμμα περιήγησης. Ξεκινήστε με μία ομάδα και δουλέψτε μέσα από μια κανονική βάρδια και μια χαμένη είσοδο.

Ελέγξτε ότι οι υπάλληλοι γνωρίζουν πώς να ζητούν διόρθωση και ότι ένας διευθυντής μπορεί να ελέγξει τις ώρες λειτουργίας. Εάν ξεκινάτε στο Excel, κατεβάστε το δικό μας δωρεάν πρότυπο φύλλου χρόνου για ημερήσιες βάρδιες, ολονύκτια και αφαιρούμενα διαλείμματα.

Ερωτήσεις και απαντήσεις

Είναι οι προγραμματισμένες ώρες ίδιες με τις καταγεγραμμένες ώρες;

Οι προγραμματισμένες ώρες δείχνουν προγραμματισμένη εργασία. Τα αρχεία χρόνου θα πρέπει να δείχνουν τις πραγματικές ώρες εργασίας, συμπεριλαμβανομένων των διαφορών που χρειάζονται επανεξέταση.

Πώς μπορώ να μετατρέψω 7 ώρες και 30 λεπτά σε δεκαδικές ώρες;

Διαιρέστε το 30 με το 60 και προσθέστε το 7. Το αποτέλεσμα είναι 7,5 ώρες.

Το λογισμικό πληροί από μόνο του τις απαιτήσεις εγγραφής χρόνου;

Το σύστημα, οι ρυθμίσεις του και ο τρόπος που το χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι έχουν σημασία. Ελέγξτε τις απαιτήσεις που ισχύουν για τον χώρο εργασίας και τους υπαλλήλους σας.

Πηγές

Παρακολούθηση χρόνου στο TitanPlan ↗Ρωτήστε μας για αυτόν τον οδηγό