Déterminez où vous avez besoin de personnel
Regroupez les heures d'ouverture, les réservations, les livraisons et les tâches récurrentes. Divisez la journée en périodes avec différents besoins en personnel. Une moyenne sur toute la journée peut cacher un déjeuner chargé ou une fermeture en sous-effectif.
Notez les rôles ainsi que l'effectif. Il faut que quelqu'un soit capable d'ouvrir, de gérer une livraison ou de fermer la caisse. Incluez la préparation, le nettoyage et le temps dont un nouvel employé a besoin avec un collègue expérimenté.
Transformez la demande en couverture
Voici un exemple de café fictif. Les chiffres décrivent le nombre de personnes nécessaires à chaque moment de la journée ; vous devez toujours planifier les pauses et attribuer des quarts de travail individuels.
| Heure | Couverture | Travail |
|---|---|---|
| 08:00–11:00 | 2 personnes | Ouverture et préparation |
| 11:00–15:00 | 4 personnes | Déjeuner et réapprovisionnement |
| 15:00–18:00 | 2 personnes | Après-midi et clôture |
La couverture totalise 28 heures-personnes : 3 × 2 + 4 × 4 + 3 × 2. Utilisez cela comme point de départ pour l'horaire, puis vérifiez que les pauses laissent suffisamment de personnes travailler tout au long de la journée.
Collecter les disponibilités avant de construire la semaine
Donnez aux employés une date limite pour les demandes de disponibilité et de congés et indiquez-leur quand vous publierez l'horaire. Résolvez toute incertitude avant d’attribuer des quarts de travail.
Gardez la disponibilité convenue séparée des préférences. Une personne qui ne peut pas travailler le mardi en vertu d'un accord existant a besoin d'un traitement différent de celle qui préfère travailler le vendredi. Vérifiez les conditions d’emploi et les règles de temps de travail qui s’appliquent à votre équipe.
Vérifier comment les équipes sont partagées
Revenez sur plusieurs semaines en examinant les quarts d'ouverture, de fermeture et de fin de semaine. Une semaine donne rarement une image fidèle de la répartition.
Expliquez comment vous répartissez les quarts de travail moins populaires et tenez compte des différentes modalités d'emploi. Lorsque vous réutilisez une semaine précédente, vérifiez l'évolution de la demande et de la disponibilité avant de la publier. Notre modèle d'horaire hebdomadaire vous donne un point de départ si vous utilisez Excel.
Vérifier le planning avant de publier
- Les rôles essentiels sont-ils couverts tout au long de chaque quart de travail ?
- Les pauses et les transferts laissent-ils suffisamment de personnes disponibles ?
- Avez-vous inclus les disponibilités convenues et les congés approuvés ?
- Les lieux, les heures de début et les heures de fin sont-ils clairs ?
- Chaque employé sait-il où voir l'horaire publié ?
Demander à un autre gestionnaire de vérifier la période la plus chargée. Ils peuvent repérer une lacune qu’il est facile de manquer après avoir travaillé toute la semaine.
Tenir à jour l'horaire publié
Convenez de qui gère les changements et de la manière dont les employés en sont informés. Une fois l'échange approuvé, mettez à jour le planning afin que le responsable et les deux employés voient la même réponse.
Dans Planification du personnel TitanPlan, vous pouvez attribuer des équipes, réutiliser des modèles et consulter les coûts de main-d'œuvre planifiés. Essayez votre prochaine semaine dans le système, puis travaillez sur un échange de poste avec un collègue pour voir comment les changements s'adaptent à votre routine.
Questions et réponses
Par où dois-je commencer pour établir un horaire du personnel ?
Commencez par le travail et les rôles dont chaque période a besoin. Collectez la disponibilité et les congés approuvés, puis affectez les personnes aux équipes.
Dans combien de temps doit-on publier le planning ?
Convenez d'une date de publication régulière qui donne à votre équipe un préavis utile et qui répond aux exigences qui s'appliquent à votre lieu de travail.
Peut-on réutiliser le planning de la semaine dernière ?
Oui, comme point de départ. Vérifiez la demande, la disponibilité, les congés et tout changement de rôle avant de publier la nouvelle semaine.