Definisci chiaramente la procedura di approvazione
Spiegare come un dipendente propone uno scambio, come risponde un collega e chi approva il cambiamento. Spiega al team cosa succede se il solito approvatore è assente.
Concordare anche la modalità di gestione delle richieste urgenti. Quando sta per iniziare un turno, i dipendenti hanno bisogno di un modo diretto per contattare la persona responsabile. Dovrebbero sapere se entrare mentre una richiesta è ancora in attesa di risposta.
Controlla che cosa cambia in ciascun turno
Considera un esempio immaginario: Sara vuole scambiare il suo turno di chiusura del venerdì con il turno del sabato di Jonas. Entrambi sono d'accordo, ma Sara è l'unica persona nella squadra di venerdì che può assumersi la responsabilità della chiusura.
Lo scambio mantiene lo stesso numero di persone in ogni turno. Si parte ancora venerdì senza un vantaggio finale. Il manager deve organizzare tale copertura prima di approvare la modifica.
Controllare entrambi i turni coinvolti in uno scambio. Un cambiamento può riguardare l'apertura, la consegna, la supervisione di un nuovo dipendente o il lavoro in un'altra sede.
Usa una breve lista di controllo per l’approvazione
- Il sostituto può eseguire il lavoro?
- Sono coperte le responsabilità di apertura, chiusura e altre responsabilità essenziali?
- La modifica si adatta agli orari concordati e alle norme applicabili sull'orario di lavoro?
- Un'altra assenza o un cambiamento di programma influiscono sullo scambio?
- Entrambi i dipendenti riceveranno una risposta chiara?
Se rifiuti una richiesta, indica il motivo pratico. “Friday ha ancora bisogno di qualcuno che possa chiudere” aiuta i dipendenti a capire cosa renderebbe possibile una soluzione diversa.
Annotare quando uno scambio diventa definitivo
Dai al team una breve regola che possa ricordare: uno scambio è definitivo quando il manager responsabile lo approva e il programma attuale mostra il cambiamento. Mantenere un processo di contatto separato per malattie urgenti.
La continua ricerca di risposte è un segnale per verificare chi risponde alle richieste e quanto velocemente è prevista una risposta. Chiarisci questa responsabilità prima di aggiungere altri messaggi.
Pubblica la modifica una volta approvata
Aggiorna l'orario di lavoro e assicurati che entrambi i dipendenti possano vedere i loro nuovi turni. Trasmettere eventuali istruzioni alla persona che esegue il lavoro, comprese le chiavi, i compiti di apertura o la consegna in un altro luogo.
Gestisci gli scambi e i turni aperti in TitanPlan
Cambi turno e turni disponibili di TitanPlan offre ai dipendenti un posto dove richiedere un cambiamento o un'offerta per coprire un turno. Configura il processo di approvazione di cui ha bisogno il tuo posto di lavoro.
In una demo, segui una richiesta dal punto di vista del dipendente attraverso la revisione del manager e torna alla pianificazione. Prova uno scambio semplice e uno che richiede una soluzione diversa.
Quando si introduce il processo, chiedere ai dipendenti di provarlo con un manager disponibile ad aiutare. Il guida all’introduzione di TitanPlan illustra la prima settimana di lavoro.
Domande e risposte
Quando un cambio turno diventa definitivo?
Set a clear rule for your team. Un momento utile è quando il manager responsabile ha approvato la modifica e il programma pubblicato è stato aggiornato.
I dipendenti possono concordare uno scambio da soli?
They can propose an arrangement. Il responsabile dovrà comunque verificare la copertura, le competenze, gli orari concordati e le norme applicabili.
Come dovrebbe un dipendente segnalare un'assenza urgente?
Utilizza il processo di contatto diretto del tuo posto di lavoro. Una richiesta di scambio in attesa di approvazione potrebbe non raggiungere in tempo la persona giusta.