Scopri dove hai bisogno di persone
Riunisci orari di apertura, prenotazioni, consegne e attività ricorrenti. Suddividere la giornata in periodi con diverse esigenze di personale. Una media per l'intera giornata può nascondere un pranzo impegnativo o una chiusura a corto di personale.
Annotare i ruoli e l'organico. Qualcuno deve essere in grado di aprire, gestire una consegna o chiudere la cassa. Includere la preparazione, la pulizia e il tempo di cui un nuovo dipendente ha bisogno con un collega esperto.
Trasformare la domanda in copertura
Ecco un esempio di caffè immaginario. Le cifre descrivono il numero di persone necessarie in ogni momento della giornata; è comunque necessario pianificare le pause e assegnare turni individuali.
| Ora | Copertura | Lavoro |
|---|---|---|
| 08:00–11:00 | 2 persone | Apertura e preparazione |
| 11:00–15:00 | 4 persone | Pranzo e rifornimento |
| 15:00–18:00 | 2 persone | Pomeriggio e chiusura |
La copertura ammonta a 28 ore-persona: 3 × 2 + 4 × 4 + 3 × 2. Utilizzarlo come punto di partenza per la pianificazione, quindi verificare che le pause lascino abbastanza persone al lavoro durante il giorno.
Raccogli la disponibilità prima di costruire la settimana
Dai ai dipendenti una scadenza per le richieste di disponibilità e ferie e comunica loro quando pubblicherai il programma. Risolvere eventuali incertezze prima di assegnare i turni.
Mantieni la disponibilità concordata separata dalle preferenze. Chi non può lavorare martedì in base a un accordo esistente ha bisogno di un trattamento diverso da chi preferirebbe il venerdì libero. Controlla i termini di impiego e le regole sull'orario di lavoro applicabili al tuo team.
Controlla come vengono condivisi i turni
Guarda indietro di diverse settimane quando esamini i turni di apertura, chiusura e del fine settimana. Una settimana raramente fornisce un quadro corretto della distribuzione.
Spiega come assegni i turni meno popolari e tieni conto dei diversi accordi di lavoro. Quando riutilizzi una settimana precedente, controlla le variazioni della domanda e della disponibilità prima di pubblicarla. Il nostro modello di pianificazione settimanale ti fornisce un punto di partenza se usi Excel.
Controlla il programma prima della pubblicazione
- I ruoli essenziali sono coperti durante ogni turno?
- Le pause e i passaggi di consegne lasciano abbastanza persone disponibili?
- Hai incluso la disponibilità concordata e il tempo libero approvato?
- Le posizioni, gli orari di inizio e di fine sono chiari?
- Ciascun dipendente sa dove vedere il programma pubblicato?
Chiedi a un altro manager di controllare il periodo di maggior traffico. Potrebbero individuare un divario che è facile non notare dopo aver lavorato tutta la settimana.
Mantieni aggiornato il programma pubblicato
Concordare chi gestisce i cambiamenti e come i dipendenti ne vengono a conoscenza. Una volta approvato uno scambio, aggiorna la pianificazione in modo che il manager ed entrambi i dipendenti vedano la stessa risposta.
Dentro Pianificazione del personale TitanPlan, puoi assegnare turni, riutilizzare modelli e rivedere i costi di manodopera pianificati. Prova la prossima settimana nel sistema, quindi elabora a scambio di turno con un collega per vedere come i cambiamenti si adattano alla tua routine.
Domande e risposte
Da dove devo iniziare quando creo la pianificazione del personale?
Inizia con il lavoro e i ruoli di cui ogni periodo ha bisogno. Raccogli la disponibilità e i permessi approvati, quindi assegna le persone ai turni.
Con quanto anticipo dovremmo pubblicare il programma?
Concorda una data di pubblicazione regolare che dia al tuo team un avviso utile e soddisfi i requisiti applicabili al tuo posto di lavoro.
Possiamo riutilizzare il programma della settimana scorsa?
Sì, come punto di partenza. Controlla la domanda, la disponibilità, i permessi e gli eventuali cambiamenti di ruolo prima di pubblicare la nuova settimana.