Registrer tiden som faktisk arbeidet

Et skifte fra 09:00 til 17:00 viser når noen er planlagt. Registrert tid kan være annerledes hvis de starter tidlig, blir sent eller tar en annen pause. Ta vare på begge opplysningene slik at du kan se forskjellen.

Fortell ansatte hvor de finner timeplanen deres og hvor de skal registrere timene deres. Den som vurderer tid skal kunne se hvilke oppføringer som fortsatt trenger svar.

Forklar den daglige rutinen

Dekk spørsmålene ansatte sannsynligvis vil ha i løpet av et skift: når de skal melde seg inn, hvordan pauser registreres, hva de skal gjøre på slutten av dagen og hvem de skal kontakte om en feil.

En ansatt som skriver «Jeg var ferdig klokken 16:20 på tirsdag og glemte å slå ut», gir anmelderen nok informasjon til å undersøke. Be nye ansatte prøve rutinen selv, inkludert åpning og lukking, mens noen er tilgjengelig for å hjelpe.

Konverter minutter til desimaltimer

Fra 09:00 til 17:00 er det åtte timer. Hvis en 30-minutters pause skal trekkes fra under ordningene dine, er totalen 7 timer og 30 minutter, eller 7,5 desimaltimer.

For å regne om minutter, del dem på 60 og legg til hele timene. Syv timer og 30 minutter er 7 + 30/60 = 7,5. Hvis du skriver inn 7,30 som desimal, får du et annet tall. Sjekk formatet lønnssystemet ditt forventer.

Bruk omformeren nedenfor for et annet eksempel. Den sjekkliste for gjennomgang av timelister dekker sjekkene som skal gjøres før lønn.

Krav til tidsregistrering i Danmark

Danmark innførte et generelt krav om tidsregistrering 1. juli 2024. Arbeidstidslovens § 4 b dekker pålitelig registrering av daglig arbeidstid, ansattes tilgang til journaler og oppbevaring.

Les Dansk arbeidstidslov og Arbeidstilsynets forklaring for kravene og unntakene som er relevante for dine ansatte. For arbeidsplasser andre steder, sjekk reglene i den jurisdiksjonen.

Gjennomgå manglende og uvanlige oppføringer

Sett av tid i løpet av uken for å sjekke manglende klokkeslett, uvanlig lange oppføringer og forskjeller fra planlagte timer. Spør den ansatte mens skiftet fortsatt er lett å huske.

Hold en kort forklaring med en rettelse og sørg for at tilgangen passer hver persons rolle. Hvis den samme feilen fortsetter å skje, sjekk instruksjonene eller oppsettet. En klar påminnelse på rett tidspunkt på dagen kan løse problemet.

Sett rutinen i praksis

Med TitanPlan tidsregistreringkan ansatte registrere timer på en telefon, et delt nettbrett eller i en nettleser. Start med ett lag og jobb deg gjennom et normalt skift og en tapt oppføring.

Sjekk at ansatte vet hvordan de skal be om retting og at en leder kan gjennomgå timene. Hvis du starter i Excel, last ned vår gratis timelistemal for dagvakter, nattvakter og fratrukket pauser.

Spørsmål og svar

Er planlagte timer det samme som registrerte timer?

Planlagte timer viser planlagt arbeid. Tidsregistreringer skal vise de faktiske timene som er arbeidet, inkludert forskjeller som må vurderes.

Hvordan konverterer jeg 7 timer og 30 minutter til desimaltimer?

Del 30 med 60 og legg til 7. Resultatet er 7,5 timer.

Oppfyller programvaren alene kravene til tidsregistrering?

Systemet, dets innstillinger og måten ansatte bruker det på betyr noe. Sjekk hvilke krav som gjelder for din arbeidsplass og ansatte.

Kilder

Tidssporing i TitanPlan ↗Spør oss om denne veiledningen