Registrera den tid som faktiskt arbetade

Ett skifte från 09:00 till 17:00 visar när någon är schemalagd. Deras inspelade tid kan vara annorlunda om de börjar tidigt, stannar sent eller tar en annan paus. Spara båda uppgifterna så att du kan se skillnaden.

Berätta för anställda var de kan hitta sitt schema och var de ska registrera sina timmar. Den som granskar tid ska kunna se vilka poster som fortfarande behöver ett svar.

Förklara den dagliga rutinen

Täck de frågor som anställda sannolikt kommer att ha under ett skift: när man ska klocka in, hur raster registreras, vad man ska göra i slutet av dagen och vem man ska kontakta om ett misstag.

En anställd som skriver "Jag slutade 16:20 på tisdagen och glömde att klocka ut" ger granskaren tillräckligt med information för att undersöka. Be nya medarbetare att själva prova rutinen, inklusive öppning och stängning, medan någon finns tillgänglig för att hjälpa till.

Konvertera minuter till decimaltimmar

Från 09:00 till 17:00 är det åtta timmar. Om en 30-minuters paus skulle dras av enligt dina arrangemang, är summan 7 timmar och 30 minuter, eller 7,5 decimaltimmar.

För att konvertera minuter, dividera dem med 60 och lägg till hela timmarna. Sju timmar och 30 minuter är 7 + 30/60 = 7,5. Om du anger 7,30 som decimal får du ett annat tal. Kontrollera formatet ditt lönesystem förväntar sig.

Använd omvandlaren nedan för ett annat exempel. Den checklista för granskning av tidrapporter täcker kontrollerna som ska göras före löneutbetalning.

Krav på tidsregistrering i Danmark

Danmark införde ett allmänt tidsregistreringskrav den 1 juli 2024. 4 b § i arbetstidslagen omfattar tillförlitlig registrering av daglig arbetstid, anställdas tillgång till deras register och lagring.

Läs Dansk arbetstidslag och Arbetsmiljöverkets förklaring för de krav och undantag som är relevanta för dina anställda. För arbetsplatser på andra håll, kontrollera reglerna i den jurisdiktionen.

Granska saknade och ovanliga poster

Avsätt tid under veckan för att kontrollera uteblivna klockslag, ovanligt långa poster och skillnader från schemalagda timmar. Fråga medarbetaren medan skiftet fortfarande är lätt att komma ihåg.

Håll en kort förklaring med en korrigering och se till att åtkomsten passar varje persons roll. Om samma misstag fortsätter att hända, kontrollera instruktionerna eller inställningarna. En tydlig påminnelse vid rätt tidpunkt på dagen kan lösa problemet.

Omsätt rutinen i praktiken

Med TitanPlan tidsspårningkan anställda spela in timmar på en telefon, en delad surfplatta eller i en webbläsare. Börja med ett lag och arbeta dig igenom ett normalt skift och ett missat inträde.

Kontrollera att anställda vet hur man begär rättelse och att en chef kan se över timmarna. Om du börjar i Excel, ladda ner vår gratis tidrapportmall för dagpass, nattpass och avdragna raster.

Frågor och svar

Är schemalagda timmar samma som registrerade timmar?

Schemalagda timmar visar planerat arbete. Tidsregister bör visa de faktiska arbetade timmarna, inklusive skillnader som behöver granskas.

Hur konverterar jag 7 timmar och 30 minuter till decimaltimmar?

Dela 30 med 60 och lägg till 7. Resultatet är 7,5 timmar.

Uppfyller bara programvaran tidsregistreringskraven?

Systemet, dess inställningar och hur anställda använder det spelar roll. Kontrollera vilka krav som gäller för din arbetsplats och anställda.

Källor

Tidsregistrering i TitanPlan ↗Fråga oss om den här guiden