Xác định nơi cần nhân sự
Tổng hợp giờ mở cửa, đặt chỗ, giao hàng và các công việc định kỳ. Chia ngày thành những khoảng có nhu cầu nhân sự khác nhau. Mức trung bình cả ngày có thể che khuất giờ trưa bận rộn hoặc ca đóng cửa thiếu người.
Ghi lại cả vai trò và số lượng nhân sự. Cần có người đủ khả năng mở cửa, nhận hàng hoặc chốt quầy thu ngân. Tính cả thời gian chuẩn bị, dọn dẹp và thời gian nhân viên mới cần làm cùng đồng nghiệp có kinh nghiệm.
Chuyển nhu cầu công việc thành mức bố trí nhân sự
Dưới đây là ví dụ giả định về một quán cà phê. Các con số thể hiện số người cần tại từng thời điểm trong ngày; bạn vẫn cần sắp xếp giờ nghỉ và phân công ca cho từng người.
| Giờ làm | Bố trí nhân sự | Công việc |
|---|---|---|
| 08:00–11:00 | 2 người | Mở cửa và chuẩn bị |
| 11:00–15:00 | 4 người | Giờ trưa và bổ sung hàng |
| 15:00–18:00 | 2 người | Buổi chiều và đóng cửa |
Nhu cầu nhân sự tổng cộng là 28 giờ công: 3 × 2 + 4 × 4 + 3 × 2. Dùng đó làm điểm khởi đầu để lập lịch, sau đó kiểm tra để giờ nghỉ vẫn bảo đảm đủ người làm việc suốt ngày.
Thu thập thời gian có thể làm trước khi lập lịch tuần
Đặt hạn chót để nhân viên gửi thời gian có thể làm và yêu cầu nghỉ phép, đồng thời cho biết khi nào bạn sẽ công bố lịch. Làm rõ mọi điểm chưa chắc chắn trước khi phân ca.
Phân biệt thời gian có thể làm đã thỏa thuận với mong muốn cá nhân. Người không thể làm thứ Ba theo thỏa thuận hiện có cần được xử lý khác với người chỉ muốn nghỉ thứ Sáu. Kiểm tra điều khoản lao động và quy định thời giờ làm việc áp dụng cho đội ngũ.
Kiểm tra cách phân chia ca
Xem lại nhiều tuần khi đánh giá việc phân chia ca mở cửa, đóng cửa và cuối tuần. Một tuần hiếm khi phản ánh công bằng cách phân ca.
Giải thích cách bạn phân bổ những ca ít được ưa thích và tính đến các hình thức lao động khác nhau. Khi dùng lại lịch tuần trước, kiểm tra thay đổi về nhu cầu và thời gian có thể làm trước khi công bố. mẫu lịch ca hằng tuần là điểm khởi đầu nếu bạn sử dụng Excel.
Kiểm tra lịch trước khi công bố
- Các vai trò thiết yếu có đủ người trong suốt mỗi ca không?
- Giờ nghỉ và bàn giao có bảo đảm còn đủ người làm việc không?
- Bạn đã tính đến thời gian có thể làm đã thỏa thuận và nghỉ phép được duyệt chưa?
- Địa điểm, giờ bắt đầu và giờ kết thúc đã rõ ràng chưa?
- Mỗi nhân viên có biết nơi xem lịch đã công bố không?
Nhờ một quản lý khác kiểm tra khoảng thời gian bận rộn nhất. Họ có thể phát hiện chỗ thiếu người dễ bị bỏ sót sau khi bạn đã tập trung lập lịch cả tuần.
Luôn cập nhật lịch đã công bố
Thống nhất người xử lý thay đổi và cách thông báo cho nhân viên. Sau khi đổi ca được duyệt, cập nhật lịch để quản lý và cả hai nhân viên đều thấy cùng một kết quả.
Trong tính năng lập lịch ca của TitanPlan, bạn có thể phân ca, dùng lại mẫu và xem chi phí nhân công theo kế hoạch. Thử lập lịch tuần tới trong hệ thống, sau đó thực hiện một lần đổi ca với đồng nghiệp để xem thay đổi phù hợp với quy trình của bạn như thế nào.
Hỏi và đáp
Nên bắt đầu từ đâu khi lập lịch ca cho nhân viên?
Bắt đầu từ công việc và vai trò cần cho từng khoảng thời gian. Thu thập thời gian có thể làm và nghỉ phép đã duyệt, sau đó phân nhân sự vào ca.
Nên công bố lịch trước bao lâu?
Thống nhất ngày công bố định kỳ để đội ngũ có đủ thời gian chuẩn bị và đáp ứng các yêu cầu áp dụng tại nơi làm việc.
Có thể dùng lại lịch tuần trước không?
Có, như một điểm khởi đầu. Kiểm tra nhu cầu, thời gian có thể làm, nghỉ phép và mọi thay đổi vai trò trước khi công bố lịch tuần mới.