Giv opstarten en ansvarlig
Vælg en person, som samler spørgsmål og fortæller teamet, hvordan opstarten kommer til at foregå. Det skal være let at finde vedkommende, også når der opstår tvivl mellem to vagter.
Begynd gerne med en afdeling, der kan prøve en hel arbejdsuge. Tag både nye og erfarne medarbejdere med. Aftal, hvilke opgaver I starter med, og hvornår I samler erfaringerne op.
Gør den første uge klar
Kontrollér medarbejdere, afdelinger, roller og den første vagtplan, før invitationerne bliver sendt. Få afklaret de indstillinger, teamet skal bruge fra starten.
Send en kort besked med startdato, adgang til planen og navn på den, der hjælper. Fortæl også, hvad der sker med den tidligere plan. Starter I med vagtplanlægning og tager tidsregistrering senere, skal den rækkefølge være tydelig.
Vis de opgaver, medarbejderen skal bruge
Lad hver medarbejder finde sin næste vagt og vise mødetid og arbejdssted. Gennemgå derefter en besked om en ændring, og vis, hvor man får hjælp.
Hvis tidsregistrering er med fra starten, så afprøv ind- og udstempling på den enhed, medarbejderen bruger i arbejdet. Lad personen selv trykke sig igennem. Resten af funktionerne kan komme til, efterhånden som de bliver relevante.
Saml op efter den første uge
Spørg til konkrete situationer: Var der nogen, som ikke kunne finde planen? Hvilken ændring gav spørgsmål? Var en registrering svær at afslutte?
Ret fejl i opsætningen, og giv en kort fælles forklaring, hvis flere er i tvivl om den samme opgave. Se også på lederens arbejde. Det nye system skal gøre det muligt at slippe de ekstra lister og private noter, der ellers holder den gamle arbejdsgang i live.
Vælg en tydelig overgangsdato
Under afprøvningen kan I have brug for at sammenligne med den gamle plan. Medarbejderne skal stadig vide, hvilken udgave de skal følge.
Aftal en dato for overgangen, gem den historik, I har brug for, og fjern gamle genveje fra de steder, teamet finder den aktuelle plan. Følg også op på det første vagtbytte og den første gennemgang af timer før løn.
Brug prøveperioden på jeres egne vagter
Prøv TitanPlan-appen sammen med medarbejderne, mens planlæggeren arbejder med den samme uge. Se på de opgaver, I har valgt at starte med, og skriv spørgsmålene ned undervejs.
Vi hjælper gerne med en demo, hvis der er særlige forhold omkring opsætning, løn eller kassesystem. Så kan I få de vigtigste spørgsmål afklaret, før flere afdelinger tager systemet i brug.
Spørgsmål og svar
Skal hele virksomheden starte samtidig?
I kan begynde med en afdeling, som kan afprøve en hel arbejdsuge. Det giver mulighed for at justere opsætning og introduktion, før resten af virksomheden kommer med.
Hvad skal medarbejderne lære først?
At finde næste vagt, forstå ændringer og få hjælp. Tag tidsregistrering med, når det er en del af den aftalte opstart.
Kan vi beholde den gamle vagtplan under afprøvningen?
Ja, hvis I har brug for at sammenligne. Fortæl tydeligt, hvilken plan medarbejderne skal følge, og hvornår I skifter.