So erfassen Sie Arbeitszeiten und überprüfen Stundenzettel

Erfassen Sie die tatsächlich geleistete Arbeitszeit

Eine Schicht von 09:00 bis 17:00 zeigt an, wann jemand eingeplant ist. Ihre aufgezeichnete Zeit kann unterschiedlich sein, wenn sie früher starten, länger bleiben oder eine andere Pause einlegen. Bewahren Sie beide Aufzeichnungen auf, damit Sie den Unterschied überprüfen können.

Teilen Sie den Mitarbeitern mit, wo sie ihren Zeitplan finden und wo sie ihre Stunden erfassen können. Der Zeitprüfer soll erkennen können, welche Einträge noch einer Antwort bedürfen.

Erklären Sie den Tagesablauf

Behandeln Sie die Fragen, die Mitarbeiter während einer Schicht wahrscheinlich haben: wann sie einstempeln müssen, wie Pausen aufgezeichnet werden, was am Ende des Tages zu tun ist und an wen sie sich bei einem Fehler wenden können.

Ein Mitarbeiter, der schreibt: „Ich war am Dienstag um 16:20 Uhr fertig und habe vergessen abzustempeln“, gibt dem Prüfer genügend Informationen für die Untersuchung. Bitten Sie neue Mitarbeiter, die Routine, einschließlich Öffnen und Schließen, selbst auszuprobieren, während jemand zur Verfügung steht, der Ihnen hilft.

Konvertieren Sie Minuten in Dezimalstunden

Von 09:00 bis 17:00 Uhr sind es acht Stunden. Sollte im Rahmen Ihrer Vereinbarung eine 30-minütige Pause abgezogen werden, beträgt die Gesamtsumme 7 Stunden und 30 Minuten bzw. 7,5 Dezimalstunden.

Um Minuten umzurechnen, teilen Sie sie durch 60 und addieren Sie die ganzen Stunden. Sieben Stunden und 30 Minuten sind 7 + 30/60 = 7,5. Die Eingabe von 7,30 als Dezimalzahl ergibt eine andere Zahl. Überprüfen Sie das Format, das Ihr Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem erwartet.

Verwenden Sie den Konverter unten für ein weiteres Beispiel. Die Checkliste für die Überprüfung der Arbeitszeittabelle deckt die vor der Lohn- und Gehaltsabrechnung durchzuführenden Prüfungen ab.

Zeiterfassungsanforderungen in Dänemark

Dänemark hat am 1. Juli 2024 eine allgemeine Zeiterfassungspflicht eingeführt. Abschnitt 4 b des Arbeitszeitgesetzes regelt die zuverlässige Erfassung der täglichen Arbeitszeit, den Zugang der Arbeitnehmer zu ihren Aufzeichnungen und deren Aufbewahrung.

Lesen Sie die Dänisches Arbeitszeitgesetz und die Erklärung der dänischen Arbeitsumweltbehörde für die für Ihre Mitarbeiter relevanten Anforderungen und Ausnahmen. Überprüfen Sie für Arbeitsplätze an anderen Orten die Vorschriften in der jeweiligen Gerichtsbarkeit.

Überprüfen Sie fehlende und ungewöhnliche Einträge

Nehmen Sie sich unter der Woche Zeit, um fehlendes Stempeln, ungewöhnlich lange Einträge und Abweichungen von den geplanten Stunden zu überprüfen. Fragen Sie den Mitarbeiter, während die Schicht noch leicht im Gedächtnis bleibt.

Halten Sie eine kurze Erklärung mit einer Korrektur bereit und stellen Sie sicher, dass der Zugriff zur Rolle jeder Person passt. Wenn derselbe Fehler weiterhin auftritt, überprüfen Sie die Anweisungen oder das Setup. Eine klare Erinnerung zum richtigen Zeitpunkt des Tages kann das Problem lösen.

Setzen Sie die Routine in die Praxis um

Mit TitanPlan-ZeiterfassungMitarbeiter können Stunden auf einem Telefon, einem gemeinsam genutzten Tablet oder in einem Browser erfassen. Beginnen Sie mit einem Team und arbeiten Sie eine normale Schicht und einen verpassten Eintrag durch.

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter wissen, wie sie eine Korrektur beantragen können, und dass ein Manager die Stunden überprüfen kann. Wenn Sie mit Excel beginnen, laden Sie unsere herunter kostenlose Arbeitszeittabellenvorlage für Tagesschichten, Nachtschichten und abgezogene Pausen.

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