Beginnen Sie mit den Problemen, die Sie lösen möchten
Schreiben Sie die drei Aufgaben auf, die heute die größte Schwierigkeit bereiten. Beispiele hierfür sind Mitarbeiter, die Dienstplanänderungen verpassen, Manager, die den Austausch privater Nachrichten bearbeiten, oder Gehaltsabrechnungsmitarbeiter, die fehlenden Stunden hinterherjagen.
Schließen Sie jemanden ein, der Zeitpläne erstellt, einen Mitarbeiter, der sie verwendet, und die Person, die die Stunden überprüft. Vereinbaren Sie vor Beginn, was ein erfolgreicher Test zeigen soll.
Probieren Sie die gleichen vier Aufgaben aus
- Gestalten Sie eine Woche mit Ihren üblichen Rollen und Standorten.
- Einen Schichtwechsel vorschlagen und genehmigen.
- Erfassen Sie einen Arbeitstag und korrigieren Sie einen verpassten Eintrag.
- Überprüfen Sie die Stunden und zeigen Sie, wie sie in die Gehaltsabrechnung einfließen.
Lassen Sie die Person, die normalerweise jede Aufgabe erledigen würde, es versuchen. Verwenden Sie Beispieldetails für die erste exemplarische Vorgehensweise. Beachten Sie, wo jemand Hilfe benötigt und ob die Anleitung seine Frage beantwortet.
Notieren Sie, was Sie finden
Verwenden Sie einen kurzen Vergleichsbogen, damit Sie den Test anschließend besprechen können. Notieren Sie erledigte Aufgaben, Antworten und offene Fragen.
| Bereich | Frage | Beweise |
|---|---|---|
| Zeitplan | Kann der Planer die Woche erstellen? | Ein vollständiger, verständlicher Plan |
| Mitarbeiter | Kann jemand seine nächste Schicht finden? | Die Aufgabe wurde ohne Hilfe abgeschlossen |
| Zeit | Kann ein falscher Eintrag behoben werden? | Eine Rezension, die die Leute erklären können |
| Integration | Passt es zu Ihrem tatsächlichen Setup? | Spezifische Bestätigung |
| Rollout | Wer hilft Ihnen beim Einstieg? | Ein vereinbarter Prozess und Kontakt |
Eine Bewertung kann Ihnen beim Vergleich von Optionen helfen, aber geben Sie dabei auch die Begründung an. Zu wissen, dass ein Mitarbeiter ohne Hilfe eine veränderte Schicht finden könnte, ist nützlicher als eine Nummer allein.
Vergleichen Sie die Gesamtkosten
Verwenden Sie beim Preisvergleich die gleiche Teamgröße und den gleichen Abrechnungszeitraum. Überprüfen Sie die enthaltenen Funktionen, den Preis für zusätzliche Mitarbeiter sowie etwaige Einrichtungs- oder andere Gebühren, die für Ihr Unternehmen relevant sind.
Berücksichtigen Sie die Zeit, die benötigt wird, um das System einzuführen und am Laufen zu halten. Messen Sie während der Testphase eine Aufgabe, die Sie regelmäßig erledigen, z. B. die Veröffentlichung des Zeitplans für die nächste Woche oder die Überprüfung eines Zahlungszeitraums.
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Nutzen Sie die Testversion, um Ihre eigene Routine durchzuarbeiten. Bitten Sie einen Mitarbeiter, seine nächste Schicht zu finden, eine Änderung vorzunehmen und die Stunden mit dem Vorgesetzten zu besprechen. Besprechen Gehaltsabrechnung und POS-Integrationen in einer Demo, einschließlich der Systeme, die Sie bereits verwenden.
Wenn Ihre aktuellen Bedürfnisse einfach sind, unsere Excel-Zeitplanvorlage könnte ein nützlicher Ausgangspunkt sein.
Entscheiden Sie, wie Sie es einführen
Bevor der Test endet, überprüfen Sie die ursprünglichen Probleme und die Ergebnisse Ihrer Tests. Notieren Sie alle Antworten, die Sie noch benötigen, wer die Einführung übernimmt und welches Team zuerst startet.
Ein kleiner Rollout gibt Ihnen Zeit, Fragen zu beantworten. Benutzen Sie die Einführungsleitfaden für die erste Woche zur Vorbereitung des Zeitplans, der Mitarbeitereinführung und des Wechseltermins.
Fragen und Antworten
Welche Mitarbeiterplanungssoftware ist die beste?
Wählen Sie die Option, die der Arbeit und den Anforderungen Ihres Teams gut gerecht wird. Vergleichen Sie bei jedem Test dieselben Planungs-, Schichtwechsel-, Zeiterfassungs- und Gehaltsabrechnungsaufgaben.
Was sollten wir in einer Demo sehen wollen?
Bringen Sie eine typische Woche und eine gemeinsame Änderung oder Korrektur mit. Bitten Sie den Moderator, den gesamten Prozess zu zeigen, einschließlich der Sicht des Mitarbeiters und Ihrer erforderlichen Integrationen.
Wer sollte an der Verhandlung teilnehmen?
Schließen Sie einen Manager oder Planer, einen Mitarbeiter und die Person ein, die für Stundenzettel oder Gehaltsabrechnung verantwortlich ist. Geben Sie jeder Person die Aufgaben, die sie normalerweise erledigen würde.