Eine Checkliste zur Überprüfung der Arbeitszeittabelle vor der Gehaltsabrechnung

Bestätigen Sie den Zeitraum und die Mitarbeiter

Notieren Sie sich das Start- und Enddatum des Zeitraums, den Sie überprüfen. Überprüfen Sie die Mitarbeiterliste, einschließlich aller Personen, die in diesem Zeitraum in eine andere Abteilung eingetreten sind, diese verlassen haben oder dort gearbeitet haben.

Vereinbaren Sie, wer unbeantwortete Fragen beantwortet und wann Korrekturen bereitstehen müssen. Sagen Sie Ihren Mitarbeitern, wie sie eine versäumte Stempeluhr oder eine falsche Endzeit melden können. Dies gibt dem Prüfer eine klare Liste, die er vor Ablauf der Gehaltsabrechnungsfrist durcharbeiten muss.

Überprüfen Sie die Einträge hinter der Summe

• Suchen Sie nach fehlenden Start- oder Zielzeiten.
• Überprüfen Sie ungewöhnlich lange oder kurze Einträge.
• Überprüfen Sie, ob die Pausen den vereinbarten Vereinbarungen entsprechen.
• Suchen Sie nach doppelten Einträgen oder Stunden am falschen Datum.
• Überprüfen Sie, ob die Zeit dem richtigen Mitarbeiter und der richtigen Abteilung zugeordnet ist.
• Beheben Sie Unterschiede zwischen dem Zeitplan und den aufgezeichneten Stunden.

Eine vernünftig aussehende Summe kann zwei Fehler verbergen, die sich gegenseitig aufheben. Überprüfen Sie die zugrunde liegenden Einträge und erläutern Sie die Korrekturen kurz, damit Mitarbeiter und Prüfer nachvollziehen können, was sich geändert hat.

Überprüfen Sie das Stundenformat

Drei Arbeitstage von 7 Stunden und 30 Minuten ergeben zusammen 22 Stunden und 30 Minuten oder 22,5 Dezimalstunden. Wenn 7,30 als Dezimalzahl eingegeben und dreimal addiert wird, beträgt die Summe 21,9.

Bestätigen Sie, ob das empfangende System Stunden und Minuten oder Dezimalstunden erwartet. Unser Stunden- und Minutenkonverter kann Ihnen bei der Überprüfung einer Probe helfen.

Wählen Sie einen Mitarbeiter und mehrere bekannte Schichten aus und folgen Sie diesen Einträgen dann durch die Überprüfung bis hin zur Gehaltsabrechnung. Beheben Sie eventuelle Differenzen, bevor Sie den Rest des Zeitraums übertragen.

Bestätigen Sie, wie die Stunden in die Gehaltsabrechnung gelangen

Bestätigen Sie, wie die überprüften Stunden in die Gehaltsabrechnung gelangen sollen. Teilen Sie uns mit, welches System Sie verwenden, wenn Sie es erkunden möchten Integrationsoptionen für die Gehaltsabrechnung.

DataLøn ist ein Beispiel für eine bestehende Integration. Überprüfen Sie die Einrichtung, Mitarbeiternummern, Lohncodes und Zeiträume, bevor Sie eine Verbindung verwenden. Vereinbaren Sie, wer nach einer Übertragung gefundene Korrekturen bearbeitet.

Machen Sie die Überprüfung zu einem Teil der Woche

Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit, um fehlende Einträge zu korrigieren, solange die Schichten noch leicht zu merken sind. Behalten Sie für alles, was auf eine Antwort wartet, einen kurzen Status bei, z. B. „Warten auf die Endzeit am Dienstag“.

Wenn ein Problem immer wieder auftritt, überprüfen Sie die Routine dahinter. Eine unklare Pausenregelung oder eine fehlende Einführung in die Zeiterfassung erfordern möglicherweise vor der nächsten Stunde Aufmerksamkeit. Die Leitfaden zur Zeiterfassung gibt Ihnen einen Ausgangspunkt.

Überprüfen Sie Ihre eigenen Stunden in TitanPlan

Verwendung TitanPlan berichtet , um die Stunden zu überprüfen, die Ihr Team aufgezeichnet hat. Bringen Sie in einer Demo einen typischen Zeitraum und einige Korrekturen mit, die Sie regelmäßig bearbeiten müssen. Wir können Ihnen die entsprechenden Berichte zeigen und die Übergabe an die Lohnbuchhaltung besprechen.

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