Comment enregistrer les heures de travail et consulter les feuilles de temps

Consigner le temps réellement travaillé

Un changement de 09h00 à 17h00 indique quand quelqu'un est programmé. Leur temps enregistré peut être différent s'ils commencent tôt, restent tard ou font une pause différente. Conservez les deux enregistrements afin de pouvoir examiner la différence.

Indiquez aux employés où trouver leur horaire et où enregistrer leurs heures. La personne qui révise le temps doit être en mesure de voir quelles entrées nécessitent encore une réponse.

Expliquer la routine quotidienne

Couvrez les questions que les employés sont susceptibles de se poser pendant un quart de travail : quand pointer, comment les pauses sont enregistrées, que faire à la fin de la journée et qui contacter en cas d'erreur.

Un employé qui écrit « J'ai terminé à 16 h 20 mardi et j'ai oublié de pointer le pointage de départ » donne à l'examinateur suffisamment d'informations pour qu'il puisse enquêter. Demandez aux nouveaux employés d’essayer eux-mêmes la routine, y compris l’ouverture et la fermeture, pendant que quelqu’un est disponible pour les aider.

Convertir des minutes en heures décimales

De 09h00 à 17h00, cela fait huit heures. Si une pause de 30 minutes doit être déduite selon vos dispositions, le total est de 7 heures et 30 minutes, soit 7,5 heures décimales.

Pour convertir des minutes, divisez-les par 60 et ajoutez les heures entières. Sept heures et 30 minutes font 7 + 30/60 = 7,5. Saisir 7,30 comme nombre décimal donne un résultat différent. Vérifiez le format attendu par votre système de paie.

Utilisez le convertisseur ci-dessous pour un autre exemple. Le Le liste de contrôle pour l'examen des feuilles de temps couvre les chèques à faire avant la paie.

Exigences en matière d'enregistrement des temps au Danemark

Le Danemark a introduit une exigence générale d'enregistrement du temps le 1er juillet 2024. L'article 4b de la loi sur le temps de travail couvre l'enregistrement fiable du temps de travail quotidien, l'accès des employés à leurs dossiers et leur conservation.

Lire le Loi danoise sur le temps de travail et le Explication de l’Autorité danoise pour l’environnement de travail pour connaître les exigences et exceptions pertinentes pour vos employés. Pour les lieux de travail ailleurs, vérifiez les règles de cette juridiction.

Vérifier les entrées manquantes et inhabituelles

Prévoyez du temps dans la semaine pour vérifier les pointages manquants, les entrées inhabituellement longues et les écarts par rapport aux heures prévues. Demandez à l'employé pendant que le quart de travail est encore facile à retenir.

Gardez une brève explication avec une correction et assurez-vous que l'accès correspond au rôle de chacun. Si la même erreur persiste, vérifiez les instructions ou la configuration. Un rappel clair au bon moment de la journée peut résoudre le problème.

Mettre la routine en pratique

Avec Suivi du temps TitanPlan, les employés peuvent enregistrer leurs heures sur un téléphone, une tablette partagée ou dans un navigateur. Commencez avec une seule équipe et travaillez sur un quart de travail normal et une entrée manquée.

Vérifiez que les employés savent comment demander une correction et qu'un gestionnaire peut réviser les heures. Si vous débutez avec Excel, téléchargez notre modèle de feuille de temps gratuit pour les quarts de jour, les quarts de nuit et les pauses déduites.

Questions et réponses