Velg det første laget og den ansvarlige
Velg en avdeling eller et team som kan prøve en hel arbeidsuke. Inkluder ansatte med ulike nivåer av erfaring slik at du kan se hvor instruksjoner eller hjelp er nødvendig.
Nevn en person som samler spørsmål og deler svarene. Velg noen ansatte kan nå under utrullingen, og avtal hvem som hjelper når den personen er utilgjengelig.
Sett et lite antall mål for prøveperioden: ansatte kan finne vaktene sine, forstå en endring og få hjelp med tidsregistrering.
Forbered den første timeplanen
Sjekk ansattes detaljer, avdelinger, roller og den første ukens tidsplan før du tar med teamet. Løs spørsmål om oppsettet mens gruppen fortsatt er liten.
Send en kort introduksjon gjennom en kanal ansatte allerede bruker. Ta med startdato, tidsplansted, kontaktperson og hva som skjer med den gamle timeplanen.
Si hvilke oppgaver som flytter seg nå. Hvis den første fasen dekker planlegging, forklar når tidsregistrering vil bli introdusert slik at ansatte vet hvor de skal registrere timer i mellomtiden.
La ansatte prøve de daglige oppgavene
- Finn neste skift, inkludert tid og sted.
- Les en melding om en endring og sjekk den oppdaterte tidsplanen.
- Vis hvordan du kan be om hjelp eller rapportere en feil.
Hvis tidsregistrering er inkludert, la ansatte øve seg på å klokke inn og ut. La den ansatte gjøre oppgaven mens noen er tilgjengelig for å svare på spørsmål.
Introduser andre funksjoner etter hvert som de blir nyttige. Det er mer sannsynlig at ansatte husker et trinn når det er relatert til skiftet de skal jobbe.
Gjennomgå den første uken
Spør om spesifikke øyeblikk: Var et endret skift lett å finne? Har noen gått glipp av en oppføring? Hvilken instruksjon trengte å forklares? Gjennomgå lederens arbeid så vel som den ansattes erfaring.
Løs årsaken til hvert problem. En ansatt i feil gruppe trenger en oppsettretting. Usikkerhet rundt godkjenning av en swap krever en klar beslutning om ansvar.
Del de nyttige svarene med hele førstelaget. Angi en ny anmeldelse etter at de har prøvd en skiftbytte eller fullførte sin første timelistegjennomgang før lønn.
Gjør byttedatoen tydelig
Under en prøveversjon må du kanskje sammenligne den nye tidsplanen med den gamle. Ansatte bør fortsatt ha ett klart svar på hvilken tidsplan de skal følge hver dag.
Velg en byttedato, behold loggen du trenger og fjern utdaterte lenker eller filer fra stedene som brukes til nåværende arbeid. Fortell teamet hvor fremtidige endringer vil bli publisert.
Prøv TitanPlan-appen med teamet ditt
Bruk TitanPlan-app introduksjon til å øve på oppgavene ansatte vil bruke mest. Hvis du trenger hjelp med oppsett eller en bestemt integrasjon, arrangere en demo rundt disse spørsmålene før du utvider utrullingen.
Spørsmål og svar
Hvor mange ansatte bør være med på den første prøveperioden?
Velg et definert team som kan prøve en hel arbeidsuke og ulike roller. Inkluder personer som trenger en introduksjon så vel som erfarne brukere.
Hva bør ansatte lære først?
Hvor finner du deres neste skift, hvordan du sjekker en endring og hvem du kan kontakte for å få hjelp. Legg til tidsregistrering når det er en del av utrullingen.
Kan vi beholde vår gamle tidsplan under rettssaken?
Ja, hvis du trenger det for sammenligning. Gjør klart hvilken timeplan ansatte skal følge og sett en dato for bytte til den nye.