Escolha a primeira equipe e o responsável
Escolha um departamento ou equipe que possa tentar uma semana de trabalho completa. Inclua funcionários com diferentes níveis de experiência para que você possa ver onde são necessárias instruções ou ajuda.
Diga o nome de uma pessoa que coleta perguntas e compartilha as respostas. Escolha alguém que os funcionários possam contatar durante a implementação e combine quem ajudará quando essa pessoa não estiver disponível.
Defina um pequeno número de metas para o teste: os funcionários podem encontrar seus turnos, entender uma mudança e obter ajuda com o registro de horário.
Prepare a primeira programação
Verifique os detalhes dos funcionários, departamentos, funções e a programação da primeira semana antes de trazer a equipe. Resolva dúvidas sobre a configuração enquanto o grupo ainda é pequeno.
Envie uma breve introdução através de um canal que os funcionários já utilizam. Inclua a data de início, o local do agendamento, a pessoa de contato e o que acontece com o agendamento antigo.
Diga quais tarefas estão sendo movidas agora. Se a primeira etapa abranger o agendamento, explique quando o controle de tempo será introduzido para que os funcionários saibam onde registrar as horas nesse meio tempo.
Deixe os funcionários experimentarem as tarefas diárias
- Encontre o próximo turno, incluindo horário e local.
- Leia uma mensagem sobre uma mudança e verifique a programação atualizada.
- Mostre como pedir ajuda ou relatar um erro.
Se o controle de tempo estiver incluído, faça com que os funcionários pratiquem o registro de entrada e saída. Deixe o funcionário fazer a tarefa enquanto alguém está disponível para responder às perguntas.
Introduza outras funções à medida que se tornarem úteis. É mais provável que os funcionários se lembrem de uma etapa quando ela estiver relacionada ao turno em que estão prestes a trabalhar.
Revise a primeira semana
Pergunte sobre momentos específicos: Foi fácil encontrar uma mudança de turno? Alguém perdeu alguma entrada? Qual instrução precisava ser explicada? Revise o trabalho do gerente, bem como a experiência do funcionário.
Corrija a causa de cada problema. Um funcionário do grupo errado precisa de uma correção de configuração. A incerteza sobre a aprovação de uma troca exige uma decisão clara sobre responsabilidade.
Compartilhe as respostas úteis com toda a primeira equipe. Defina outra avaliação depois de tentarem uma troca de turno ou completou seu primeiro revisão do quadro de horários antes da folha de pagamento.
Deixe clara a data da troca
Durante um teste, talvez seja necessário comparar o novo cronograma com o antigo. Os funcionários ainda devem ter uma resposta clara sobre qual horário seguir em cada dia.
Escolha uma data de troca, mantenha o histórico necessário e remova links ou arquivos desatualizados dos locais usados para o trabalho atual. Informe à equipe onde as alterações futuras serão publicadas.
Experimente o aplicativo TitanPlan com sua equipe
Use o Aplicativo TitanPlan introdução à prática das tarefas que os funcionários mais utilizarão. Se precisar de ajuda com a configuração ou uma integração específica, organize uma demonstração sobre essas questões antes de expandir a implementação.
Perguntas e respostas
Quantos funcionários deverão aderir ao primeiro teste?
Escolha uma equipe definida que possa experimentar uma semana de trabalho completa e diferentes funções. Inclua pessoas que precisarão de uma apresentação, bem como usuários experientes.
O que os funcionários devem aprender primeiro?
Onde encontrar o próximo turno, como verificar uma mudança e quem contatar para obter ajuda. Adicione controle de tempo quando fizer parte da implementação.
Podemos manter nossa programação antiga durante o teste?
Sim, se precisar para comparação. Deixe claro qual cronograma os funcionários devem seguir e estabeleça uma data para a mudança para o novo.