Välj det första laget och ansvarig person
Välj en avdelning eller ett team som kan prova en hel arbetsvecka. Inkludera medarbetare med olika erfarenhetsnivåer så att du kan se var instruktioner eller hjälp behövs.
Nämn en person som samlar in frågor och delar med sig av svaren. Välj någon som anställda kan nå under lanseringen och kom överens om vem som hjälper till när den personen inte är tillgänglig.
Sätt upp ett litet antal mål för försöket: anställda kan hitta sina skift, förstå en förändring och få hjälp med en tidsinmatning.
Förbered det första schemat
Kontrollera personalens detaljer, avdelningar, roller och den första veckans schema innan du tar in teamet. Lös frågor om upplägget medan gruppen fortfarande är liten.
Skicka en kort introduktion genom en kanal som anställda redan använder. Inkludera startdatum, schemaplats, kontaktperson och vad som händer med det gamla schemat.
Säg vilka uppgifter som flyttas nu. Om det första steget omfattar schemaläggning, förklara när tidsspårning kommer att införas så att anställda vet var de ska registrera timmar under tiden.
Låt medarbetarna prova på de dagliga uppgifterna
- Hitta nästa skift, inklusive dess tid och plats.
- Läs ett meddelande om en ändring och kontrollera det uppdaterade schemat.
- Visa hur man ber om hjälp eller rapporterar ett misstag.
Om tidsregistrering ingår, låt anställda träna på att klocka in och ut. Låt medarbetaren göra uppgiften medan någon är tillgänglig för att svara på frågor.
Introducera andra funktioner när de blir användbara. Anställda är mer benägna att komma ihåg ett steg när det gäller skiftet de ska arbeta.
Granska den första veckan
Fråga om specifika ögonblick: Var ett bytt skift lätt att hitta? Har någon missat ett bidrag? Vilken instruktion behövde förklaras? Granska chefens arbete såväl som medarbetarens erfarenhet.
Åtgärda orsaken till varje problem. En anställd i fel grupp behöver en inställningskorrigering. Osäkerhet kring att godkänna en swap kräver ett tydligt beslut om ansvar.
Dela de användbara svaren med hela första laget. Sätt en ny recension efter att de har provat en skiftbyte eller avslutade sin första tidrapportgranskning före löneutbetalning.
Gör växlingsdatumet tydligt
Under en testversion kan du behöva jämföra det nya schemat med det gamla. Anställda bör fortfarande ha ett tydligt svar om vilket schema de ska följa varje dag.
Välj ett bytedatum, behåll historiken du behöver och ta bort inaktuella länkar eller filer från de platser som används för aktuellt arbete. Berätta för teamet var framtida ändringar kommer att publiceras.
Testa TitanPlan-appen med ditt team
Använd TitanPlan-appen introduktion för att öva de uppgifter som anställda kommer att använda mest. Om du behöver hjälp med installationen eller en viss integration, ordna en demo kring dessa frågor innan du utökar utrullningen.
Frågor och svar
Hur många anställda ska gå med i det första försöket?
Välj ett definierat team som kan prova en hel arbetsvecka och olika roller. Inkludera personer som behöver en introduktion samt erfarna användare.
Vad ska anställda lära sig först?
Var du hittar deras nästa pass, hur du kontrollerar en förändring och vem du ska kontakta för hjälp. Lägg till tidsspårning när det är en del av lanseringen.
Kan vi behålla vårt gamla schema under rättegången?
Ja, om du behöver det för jämförelse. Gör klart vilket schema anställda ska följa och ställ in ett datum för att byta till det nya.