เลือกทีมแรกและผู้รับผิดชอบ
เลือกแผนกหรือทีมที่ทดลองได้ครบหนึ่งสัปดาห์ทำงาน รวมพนักงานที่มีประสบการณ์ต่างระดับ เพื่อดูว่าจุดใดต้องมีคำแนะนำหรือความช่วยเหลือ
แต่งตั้งผู้รวบรวมคำถามและแบ่งปันคำตอบ เลือกคนที่พนักงานติดต่อได้ระหว่างเริ่มใช้งาน และตกลงว่าใครช่วยเมื่อคนนั้นไม่อยู่
กำหนดเป้าหมายการทดลองไม่กี่ข้อ พนักงานค้นหากะ เข้าใจการเปลี่ยนแปลง และขอความช่วยเหลือเรื่องรายการเวลาได้
เตรียมตารางกะแรก
ตรวจสอบข้อมูลพนักงาน แผนก หน้าที่ และตารางสัปดาห์แรกก่อนให้ทีมเข้าร่วม แก้ข้อสงสัยการตั้งค่าขณะที่กลุ่มยังเล็ก
ส่งคำแนะนำสั้น ๆ ผ่านช่องทางที่พนักงานใช้อยู่ ระบุวันเริ่ม ที่ดูตาราง ผู้ติดต่อ และการจัดการตารางเดิม
บอกว่างานใดกำลังย้ายมาใช้ หากขั้นแรกเป็นการจัดตารางกะ ให้อธิบายว่าจะเริ่มบันทึกเวลาทำงานเมื่อไร เพื่อให้พนักงานรู้ว่าระหว่างนี้ต้องบันทึกชั่วโมงที่ใด
ให้พนักงานลองงานประจำวัน
- ค้นหากะถัดไป รวมถึงเวลาและสถานที่
- อ่านข้อความแจ้งการเปลี่ยนแปลงและตรวจสอบตารางที่อัปเดต
- แสดงวิธีขอความช่วยเหลือหรือแจ้งข้อผิดพลาด
หากรวมการบันทึกเวลาทำงาน ให้พนักงานฝึกลงเวลาเข้าและออก ให้พนักงานทำเองโดยมีคนพร้อมตอบคำถาม
แนะนำฟังก์ชันอื่นเมื่อเริ่มมีประโยชน์ พนักงานจะจำขั้นตอนได้ง่ายขึ้นเมื่อเกี่ยวข้องกับกะที่กำลังจะทำ
ทบทวนสัปดาห์แรก
ถามถึงเหตุการณ์เฉพาะ ค้นหากะที่เปลี่ยนได้ง่ายไหม มีใครลืมบันทึกเวลาหรือไม่ คำแนะนำไหนต้องอธิบายเพิ่ม ทบทวนทั้งงานของผู้จัดการและประสบการณ์พนักงาน
แก้สาเหตุของแต่ละปัญหา พนักงานอยู่ผิดกลุ่มต้องแก้การตั้งค่า หากไม่ชัดเจนว่าใครอนุมัติแลกกะ ต้องกำหนดความรับผิดชอบให้ชัด
แบ่งปันคำตอบที่มีประโยชน์กับทีมทดลองทั้งหมด นัดทบทวนอีกครั้งหลังจากพวกเขาลอง การแลกกะ หรือทำขั้นตอนแรกของ การตรวจสอบใบบันทึกเวลาทำงานก่อนคิดเงินเดือน.
กำหนดวันเปลี่ยนระบบให้ชัดเจน
ระหว่างทดลอง คุณอาจต้องเทียบตารางใหม่กับตารางเดิม พนักงานยังต้องได้รับคำตอบชัดเจนว่าควรทำตามตารางใดในแต่ละวัน
เลือกวันเปลี่ยนระบบ เก็บประวัติที่ต้องใช้ และนำลิงก์หรือไฟล์เก่าออกจากพื้นที่ทำงานปัจจุบัน บอกทีมว่าจะประกาศการเปลี่ยนแปลงในอนาคตที่ใด
ลองแอป TitanPlan กับทีมของคุณ
ใช้ บทแนะนำแอป TitanPlan เพื่อฝึกงานที่พนักงานใช้บ่อยที่สุด หากต้องการความช่วยเหลือด้านการตั้งค่าหรือการเชื่อมต่อเฉพาะ ให้นัดเดโมตามคำถามเหล่านั้นก่อนขยายการใช้งาน
คำถามและคำตอบ
ควรมีพนักงานกี่คนในการทดลองครั้งแรก?
เลือกทีมที่กำหนดชัดเจนและทดลองได้ครบสัปดาห์ทำงานในหลายหน้าที่ รวมทั้งผู้ที่ต้องได้รับคำแนะนำและผู้ใช้ที่มีประสบการณ์
พนักงานควรเรียนรู้อะไรก่อน?
ที่ค้นหากะถัดไป วิธีตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง และผู้ติดต่อขอความช่วยเหลือ เพิ่มการบันทึกเวลาทำงานเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของการเริ่มใช้งาน
เก็บตารางเดิมไว้ระหว่างทดลองได้หรือไม่?
ได้ หากต้องใช้เปรียบเทียบ ระบุให้ชัดว่าพนักงานควรทำตามตารางใด และกำหนดวันเปลี่ยนไปใช้ตารางใหม่