Chọn đội đầu tiên và người phụ trách
Chọn bộ phận hoặc đội có thể thử trọn một tuần làm việc. Bao gồm nhân viên có mức kinh nghiệm khác nhau để thấy chỗ nào cần hướng dẫn hoặc hỗ trợ.
Chỉ định người thu thập câu hỏi và chia sẻ câu trả lời. Chọn người mà nhân viên có thể liên hệ trong đợt triển khai, và thống nhất ai hỗ trợ khi người đó vắng mặt.
Đặt một số ít mục tiêu cho đợt thử: nhân viên tìm được ca, hiểu thay đổi và nhận hỗ trợ về mục chấm công.
Chuẩn bị lịch ca đầu tiên
Kiểm tra thông tin nhân viên, bộ phận, vai trò và lịch tuần đầu trước khi mời đội tham gia. Giải quyết thắc mắc cấu hình khi nhóm còn nhỏ.
Gửi giới thiệu ngắn qua kênh nhân viên đang dùng. Nêu ngày bắt đầu, nơi xem lịch, người liên hệ và cách xử lý lịch cũ.
Nêu rõ nhiệm vụ nào đang được chuyển sang. Nếu giai đoạn đầu là lập lịch ca, hãy giải thích khi nào triển khai chấm công để nhân viên biết ghi giờ ở đâu trong thời gian chờ.
Cho nhân viên thử các nhiệm vụ hằng ngày
- Tìm ca tiếp theo, bao gồm thời gian và địa điểm.
- Đọc thông báo thay đổi và kiểm tra lịch đã cập nhật.
- Hướng dẫn cách yêu cầu hỗ trợ hoặc báo lỗi.
Nếu có chấm công, hãy cho nhân viên thực hành vào và ra ca. Để nhân viên tự thực hiện trong khi có người sẵn sàng trả lời câu hỏi.
Giới thiệu các chức năng khác khi chúng trở nên hữu ích. Nhân viên dễ nhớ một bước hơn khi bước đó liên quan đến ca sắp làm.
Rà soát tuần đầu tiên
Hỏi về tình huống cụ thể: có dễ tìm ca đã thay đổi không? Có ai bỏ sót mục chấm công không? Hướng dẫn nào cần giải thích thêm? Rà soát cả công việc của quản lý và trải nghiệm nhân viên.
Khắc phục nguyên nhân từng vấn đề. Nhân viên ở sai nhóm cần được sửa cấu hình. Nếu chưa rõ ai duyệt đổi ca, cần quyết định rõ trách nhiệm.
Chia sẻ câu trả lời hữu ích với toàn bộ đội thử nghiệm đầu tiên. Hẹn rà soát lại sau khi họ đã thử một lần đổi ca hoặc hoàn tất lần đầu rà soát bảng chấm công trước khi tính lương.
Làm rõ ngày chuyển đổi
Trong đợt thử, có thể bạn cần so sánh lịch mới với lịch cũ. Nhân viên vẫn phải được biết rõ lịch nào cần tuân theo mỗi ngày.
Chọn ngày chuyển đổi, giữ lại lịch sử cần thiết và gỡ liên kết hoặc tệp lỗi thời khỏi nơi dùng cho công việc hiện tại. Cho đội biết các thay đổi sau này sẽ được công bố ở đâu.
Thử ứng dụng TitanPlan cùng đội ngũ
Sử dụng phần giới thiệu ứng dụng TitanPlan để thực hành những nhiệm vụ nhân viên dùng nhiều nhất. Nếu cần hỗ trợ cấu hình hoặc một tích hợp cụ thể, hãy tổ chức demo xoay quanh các câu hỏi đó trước khi mở rộng triển khai.
Hỏi và đáp
Nên có bao nhiêu nhân viên tham gia đợt thử đầu tiên?
Chọn một đội xác định có thể thử trọn một tuần làm việc và nhiều vai trò. Bao gồm cả người cần được hướng dẫn lẫn người dùng có kinh nghiệm.
Nhân viên nên học gì trước?
Nơi tìm ca tiếp theo, cách kiểm tra thay đổi và người liên hệ để được hỗ trợ. Bổ sung chấm công khi chức năng này nằm trong đợt triển khai.
Có thể giữ lịch cũ trong thời gian thử không?
Có, nếu cần để so sánh. Làm rõ lịch nhân viên cần tuân theo và đặt ngày chuyển sang lịch mới.