Choisir la première équipe et la personne responsable
Choisissez un service ou une équipe qui peut essayer une semaine de travail complète. Incluez des employés ayant différents niveaux d’expérience afin que vous puissiez voir où des instructions ou de l’aide sont nécessaires.
Nommez une personne qui recueille les questions et partage les réponses. Choisissez une personne que les employés peuvent joindre pendant le déploiement et décidez qui vous aidera lorsque cette personne n'est pas disponible.
Fixez un petit nombre d'objectifs pour l'essai : les employés peuvent retrouver leurs quarts de travail, comprendre un changement et obtenir de l'aide pour la saisie des temps.
Préparer le premier planning
Vérifiez les détails des employés, les départements, les rôles et l'horaire de la première semaine avant de faire venir l'équipe. Résolvez les questions sur la configuration pendant que le groupe est encore petit.
Envoyez une brève introduction via un canal que les employés utilisent déjà. Incluez la date de début, le lieu de l'horaire, la personne à contacter et ce qui arrive à l'ancien horaire.
Dites quelles tâches sont en cours de déplacement actuellement. Si la première étape concerne la planification, expliquez quand le suivi du temps sera introduit afin que les employés sachent où enregistrer les heures entre-temps.
Laissez les employés s'essayer aux tâches quotidiennes
- Trouvez le prochain quart de travail, incluant son heure et son lieu.
- Lire un message concernant un changement et vérifier l'horaire mis à jour.
- Montrer comment demander de l'aide ou signaler une erreur.
Si le suivi du temps est inclus, demandez aux employés de s'entraîner à pointer les arrivées et les départs. Laissez l'employé effectuer la tâche pendant que quelqu'un est disponible pour répondre aux questions.
Introduire d'autres fonctions au fur et à mesure qu'elles deviennent utiles. Les employés sont plus susceptibles de se souvenir d'une étape lorsqu'elle concerne le quart de travail qu'ils s'apprêtent à effectuer.
Revoir la première semaine
Renseignez-vous sur des moments précis : un quart de travail modifié a-t-il été facile à trouver ? Quelqu'un a-t-il raté une entrée ? Quelle instruction nécessitait d’être expliquée ? Passez en revue le travail du manager ainsi que l’expérience de l’employé.
Corrigez la cause de chaque problème. Un employé dans le mauvais groupe a besoin d'une correction de configuration. L'incertitude quant à l'approbation d'un échange nécessite une décision claire sur la responsabilité.
Partagez les réponses utiles avec toute la première équipe. Définir un autre avis après avoir essayé un échange de poste ou ont complété leur premier révision des feuilles de temps avant la paie.
Rendre claire la date de changement
Lors d'un essai, vous devrez peut-être comparer le nouvel horaire avec l'ancien. Les employés doivent toujours avoir une réponse claire sur l'horaire à suivre chaque jour.
Choisissez une date de changement, conservez l'historique dont vous avez besoin et supprimez les liens ou fichiers obsolètes des emplacements utilisés pour le travail en cours. Dites à l’équipe où les futures modifications seront publiées.
Essayez l'application TitanPlan avec votre équipe
Utilisez le Application TitanPlan introduction pour mettre en pratique les tâches que les employés utiliseront le plus. Si vous avez besoin d'aide pour la configuration ou une intégration particulière, organisez une démonstration autour de ces questions avant d'étendre le déploiement.
Questions et réponses
Combien de salariés devraient rejoindre le premier essai ?
Choisissez une équipe définie qui peut essayer une semaine de travail complète et différents rôles. Incluez des personnes qui auront besoin d’une introduction ainsi que des utilisateurs expérimentés.
Que devraient apprendre les employés en premier?
Où trouver son prochain quart de travail, comment vérifier un changement et qui contacter pour obtenir de l'aide. Ajoutez un suivi du temps lorsque cela fait partie du déploiement.
Pouvons-nous conserver notre ancien horaire pendant le procès ?
Oui, si vous en avez besoin à des fins de comparaison. Expliquez clairement quel horaire les employés doivent suivre et fixez une date pour passer au nouveau.